Velkommen til Styreplan-bloggen!

Vi er Norges eneste Miljøfyrtårn-sertifiserte leverandør av styreportal!

Hvordan bør en agenda se ut? Det finnes ingen fasit på hvordan en agenda, eller saksliste, skal designes, og nettopp derfor kan den være utfordrende å utforme best mulig. Det er mulig å spare tid på å benytte seg av en agendamal. Det finnes flere slike maler tilgjengelig på nett, og i Microsoft Word. Etter å ha redigert en mal ferdig én gang kan den brukes igjen og igjen, i alle fall på de faste sakene. Her er det likevel viktig å holde tunga rett i munnen . Sørg for at saksnummereringen blir korrekt jf. forrige møte, husk å inkludere møtested, -tid, og form (møte, Teams, osv.), og pass på at du distribuerer agendaen på en sikker måte. En agenda bør som et minimum inneholde hvilke saker som skal behandles, hvem som er saksansvarlig, saksbeskrivelser og saksdokumentasjon, og forslag til styrevedtak. En godt utarbeidet agenda vil hjelpe daglig leder og styreleder med å sikre etterlevelse av Aksjelovens § 6-21 , ved å sørge for at styret har tilfredsstillende behandlingsgrunnlag.

Etter aksjeloven ( § 6-21 ) har daglig leder ansvar for å forberede saker som skal styrebehandles, i samråd med styreleder. I mange tilfeller vil daglig leder delegere konkrete oppgaver til økonomisjef eller andre i administrasjonen. Denne artikkelen omhandler distribusjon av dokumenter og dokumentasjon til styret, og vanlige utfordringer rundt dette. 

Aksjelovens § 6-29 krever at det alltid føres protokoll over styrebehandling. Protokollen skal som et minimum inneholde: Tid og sted Deltakere Behandlingsmåte (f.eks. møte, Teams, e-post) Styrets beslutninger/vedtak Hvem som har stemt for og imot beslutninger som ikke er enstemmige Signatur fra alle styremedlemmer som har deltatt i behandlingen I tillegg må protokollen vise at aksjelovens § 6-24 er fulgt – mer enn halve styret har deltatt, alle styremedlemmer (hvis mulig) er gitt mulighet til å delta, og eventuelle varamedlemmer er innkalt ved forfall.

Ofte har styret vært opptatt av digitalisering og effektivisering nedover i organisasjonen, mens de selv arbeider på samme måte som de gjorde for 20 år siden – brorparten av kommunikasjon foregår på e-post, med de utfordringer det medfører. Dette er imidlertid i endring. De fleste store, børsnoterte selskap i Norge har lenge hatt digitale løsninger for sitt styrearbeid, og de siste årene har også andre bedrifter og organisasjoner fått øynene opp for dette. Styreportalen har i stor grad endret seg fra å være fin å ha, til å være unaturlig å ikke ha. En god styreportal vil håndtere alt styrearbeid på én plattform, fra innkalling til protokoll. Dette gjør styrearbeidet sikrere, enklere, og mer effektivt for både styret og administrasjonen.