Hvordan sørge for at møtet alltid starter når det skal?

Her får du tre enkle tips til hvordan du som møteleder - enten du er styreleder, har møteansvar i ledergruppen, er prosjektleder eller leder for en komité eller et utvalg - kan sørge for at dine møter alltid starter på tid.

‍

Tips 1 - Møtetidspunkter som får deltakeren til å tenke

‍

De fleste legger sine møter opp til å starte klokken hel eller halv, og setter av 30, 60 eller 90 minutter. Vår oppfordring til deg er å være litt kreativ med både starttidspunkt og varighet. Du kan for eksempel starte møtet 09:50 og avslutte det 10:45? Dette lille skiftet i tidspunktet kan ha store positive effekter, både i møtet og på arbeidsdagen til møtedeltakerne.

Ved å gjøre deltakerne mer oppmerksomme på klokken, oppfordrer du dem til å være mer fokuserte og effektive i selve møtet. I tillegg gir du dine møtedeltakere noen minutter til å forberede seg til neste møte (som starter ti minutter etter ditt, fordi møteleder ikke har lest dette blogginnlegget!), eller arbeidsoppgavene de har etter møtet.

‍

Tips 2 - Start møtet presis - alltid, uansett

‍

Et møte som starter presis, er et godt utgangspunkt for et effektivt møte. Ofte venter man på de som er sent ute - gjerne hastende fra et annet møte, uten å ha hatt tid til å forberede seg - og man ender opp med å gjenta seg selv. Dette er selvfølgelig en tidstyv og et irritasjonsmoment for alle deltakere som har møtt presis, og vil på sikt føre til en dårlig møte- og organisasjonskultur.

Det å starte møtet presis, og ikke gjenta det som allerede er sagt, sender et tydelig signal om at det forventes oppmøte til tid. Vi har faktisk hørt om møteledere som låser døren når møtet starter - uten at det nødvendigvis er noe vi anbefaler!

‍

Tips 3 - Den som kommer sist, skriver referat

‍

Et generelt tips for mer engasjerte møtedeltakere er å involvere alle aktivt. Og noen må jo skrive referat, så hvorfor ikke den som kommer sist? Dette er selvfølgelig et tveegget sverd, vi vil jo ikke skremme folk inn i møtet. Men hvis du klarer å få jobbet inn dette på en lun og trivelig måte, er det utrolig hvor effektiv denne rutinen kan være.

Ikke bare får den sist ankomne et ekstra ansvar, men vedkommende er nødt til å aktivt forhøre seg med andre om hva som ble sagt og gjort før hen dukket opp - og dermed får hen tilgang til all nødvendig informasjon, uten at det spiser av møtetiden!

Disse tre tipsene vil gi både møteleder og møtedeltakere mer effektive møter, og vil over tid kunne være et stort bidrag til en bedre møtekultur. Hvis du er kreativ med starttidspunkt og varighet, hjelper du alle med å "skru på" og holde fokus, og å konsekvent starte møtet på tid er disiplinerende for hele møtegruppen.

Å innarbeide en rutine på at den sist ankomne skriver referat, oppmuntrer ikke bare til punktlighet, men er et ledd i å involvere møtedeltakerne aktivt. Dette kan utvides til å ha en tydelig definert saksansvarlig for hver sak, og i kombinasjon med sakstyper vil du ha et meget godt utgangspunkt for effektive møter.

Styreplan synliggjør både starttid og varighet (totalt og per sak) for alle. Vår målsetning er at Styreplan skal ha en positiv effekt på møtekulturen hos våre kunder, uansett hva slags utgangspunkt de har. Ta kontakt med oss i dag for en uforpliktende prat!