Tre vanskelige møtesituasjoner - og hvordan du bør håndtere dem

De tre situasjonene - Den dominerende møtedeltakeren, Den uengasjerte møtedeltakeren, og Konflikt mellom møtedeltakere - vil på hvert sitt vis kunne ødelegge møtet. Heldigvis er det mye du som møteleder kan gjøre for å holde produktiviteten høy og stemningen god!

‍

Den dominerende møtedeltakeren

Den dominerende møtedeltakeren har mange tanker og idéer, og er definitivt ikke redd for å dele dem med resten av møtet. Dette er i utgangspunktet positivt! Et møte der ingen vil ta ordet, eller delta i diskusjoner, kunne tross alt like gjerne vært en e-post.

Det som skiller Den dominerende møtedeltakeren fra en normalt engasjert og aktiv møtedeltaker, er at vedkommendes ønske om å bidra, gjør at han eller hun tar veldig mye plass i møtet.

Det kan dermed oppleves vanskelig, skummelt, eller slitsomt for andre møtedeltakere ikke bare å høre på vedkommende, men å tenke på å delta aktivt selv. Så hva kan du som møteleder gjøre for å forhindre at én deltaker "kaprer" møtet, og forhindrer andre møtedeltakere fra å bidra?

• Legg klare føringer for møtet
  Lag noen enkle retningslinjer for hvordan du vil at deres møter skal fungere - for eksempel at alle skal bidra, og at man ikke skal avbryte hverandre skal la alle fullføre sine innlegg før man kommer med innspill eller spørsmål.
  Skriv ned retningslinjene og heng dem opp godt synlig på møterommet, eller skriv dem i chatten hvis dere har skjermdelingsmøter.

• Ta ansvar som ordstyrer
  Som møteleder er det naturligvis ditt ansvar å lede møtet. Det betyr ikke minst at du har mulighet til å bryte høflig inn når Den dominerende møtedeltakeren har kommet med et poeng dere kan spille videre på.
  En variant av "takk for et godt innspill, hva tenker du om dette [den du vil skal snakke nå]?" er en god måte å gjøre dette på, siden du da umiddelbart og utvetydig gir ordet videre til noen andre.

• Hold styr på taletid
  Hvis du ikke har overmenneskelig hukommelse, kan det være lurt å faktisk notere ned fortløpende hvem som snakker, hvor ofte, og hvor lenge. Bruk så dette notatet når du skal gi ordet videre som i punktet over.
  
  BONUS: Hvis du klarer å være konsekvent på å ta notater, vil du over tid få en god oversikt over hvem som deltar aktivt, og hvem som kanskje faller litt gjennom og trenger din hjelp til å skinne!

‍

Den uengasjerte møtedeltakeren

Den dominerende møtedeltakerens motstykke er Den uengasjerte møtedeltakeren. Han eller hun som aldri deltar i diskusjoner, og aldri frivillig tar ordet.

Når vi her snakker om Den uengasjerte møtedeltakeren, er det viktig å presisere at vi med uengasjert ikke mener uinteressert!

Vi mener rett og slett møtedeltakeren som ikke deltar aktivt i møtet, uansett årsak. Det kan være vedkommende ikke er komfortabel med å ta ordet (særlig hvis Den dominerende møtedeltakeren deltar på møtet), eller at hen føler hen ikke har noe å bidra med.

Så kan det selvfølgelig hende at Den uengasjerte møtedeltakeren er uengasjert nettopp fordi hen er uinteressert. Det vil de tre tipsene under avdekke, samtidig som de vil engasjere Den uengasjerte møtedeltakeren - uansett utgangspunkt.

• Still direkte spørsmål i møtet
  Dette er en god og enkel måte for deg som møteleder å aktivt inkludere Den uengasjerte møtedeltakeren på.
  Å bli spurt direkte er en tydelig invitasjon til å bidra i den pågående diskusjonen, eller å dele sine tanker.

• Bruk andre verktøy enn prat
  Et møte må ikke nødvendigvis begrenses til at man sitter og snakker sammen.
  Avstemninger, en kort spørreundersøkelse før møtet, tegning på tavle - det finnes mange virkemidler du kan ta i bruk for å inkludere også de som ikke snakker høyest.

• Følg opp etter møtet
  Har du allerede prøvd de to forrige tipsene, men har fortsatt Den uengasjerte møtedeltakeren i dine møter? Ta en prat med vedkommende etter møtet!
  Gjør det klart at du lurer på årsaken(e) til at hen ikke deltar mer aktivt, og spør om hva hen trenger fra deg for å delta mer aktivt.

‍

Konflikt mellom møtedeltakere

Den siste, vanskeligste, og heldigvis minst vanlige møtesituasjonen vi skal gjennom, er den der det oppstår en Konflikt mellom møtedeltakere.

Ordet konflikt kan bety så mangt, og derfor er det på sin plass med et par presiseringer. Først og fremst snakker vi i denne seksjonen om en konflikt underveis i et møte, mellom to eller flere deltakere på møtet. I tillegg definerer vi konflikt her som en i utgangspunktet saklig uenighet med potensiale til å bli en usaklig krangel. På godt norsk: du har møtedeltakere som står front mot front i en sak, og ingen viker en tomme.

Med dette i bakhodet, vil vi påpeke at en konflikt ikke alltid er udelt negativ - stort sett har den utspring i engasjement, og har vi ikke brukt hele artikkelen hittil på å gi deg råd om hvordan du kan gjøre dine møtedeltakere mer engasjert? Likevel er det slik at en Konflikt mellom møtedeltakere krever mye av deg som møteleder, og konsekvensene kan bli store hvis du trår feil. Våre tips til deg som møteleder er like enkle som de er selvsagte - her finner vi ikke opp hjulet på nytt.

Grunnen til at vi likevel deler dem, er at når du først sitter i møtet og en konflikt er under oppseiling, er det ikke rette tid for å google etter råd for å håndtere konflikter i møter. Da er det greit å ha lest dette på forhånd, så tipsene ligger lenger frem i hodet når du har bruk for dem!

• Legg til rette for åpen og ærlig dialog
  Gjør det tydelig at det er både lov og greit å være uenig, og still saklige spørsmål til hver av partene.
  La alle få en sjanse til å legge frem sine synspunkter, uten å bli avbrutt eller avskrevet.

• Fasilitér, ikke avgjør
  Grip inn og korriger usakligheter og avbrytelser, og styr diskusjonen både hva gjelder form og innhold, uten å ta parti.
  Du skal skape trygge rammer for diskusjonen, ikke kutte den av slik at den blir liggende og ulme resten av møtet - eller enda lenger.

• Hold fokus på mål og løsninger
  En møtekonflikt kan fort spinne ut av kontroll og bli personlig. Det største ansvaret for å unngå dette har selvfølgelig de involverte møtedeltakerne, men det nok vil være enklere for deg å holde hodet kaldt enn for de som står midt i konflikten.
  Du bør tydelig formulere - og gjenta ved behov - hva som er målet med saken som nå diskuteres, og minne deltakerne på at dere alle ønsker gode løsninger som hjelper dere med å nå dette felles målet.

‍

Oppsummering

Å håndtere krevende møtesituasjoner - enten dine møtedeltakere er uenige, passive, eller for aktive - er en del av ansvaret som følger med det å være møteleder. Det er ditt ansvar å legge til rette for engasjement og kommunikasjon i møtene, og å hjelpe din møtegruppe med å nå deres felles mål. Du som har et aktivt forhold til dette ansvaret, og hvordan du kan håndtere disse situasjonene når de oppstår, har allerede et godt utgangspunkt.

Godt møte!