Styret i et aksjeselskap har en viktig rolle i å lede selskapet og ivareta aksjonærenes interesser. Aksjelovens kapittel 6 legger tydelige rammer for styrets arbeid, samtidig som det enkelte styre gis spillerom til å lede sitt selskap slik styret mener er best. 

Styret har fått mandat fra generalforsamlingen til å kontrollere drift, økonomi og utvikling i selskapet. Til syvende og sist betyr det at hvert enkelt styremedlem er ansvarlig for at arbeidet vedkommende legger ned, skaper verdi for organisasjonen. Dette er et ansvar de aller fleste påtar seg med glede, og norske styrer er jevnt over gode verdiskapere. Fra tid til annen dukker det riktignok opp saker der individuelle styremedlemmer må stå økonomisk ansvarlig for valg de har tatt, og mange ser derfor verdi i å tegne styreansvarsforsikring. Det viktigste styret kan gjøre , både med tanke på konflikter og i den daglige driften, er å kunne dokumentere at det opererer profesjonelt , og at systemer og rutiner for å kvalitetssikre arbeidet er tilfredsstillende. I motsetning til en styreansvarsforsikring, som kun (kanskje) gagner det enkelte styremedlem, er god dokumentasjon verdiskapende for hele styreorganisasjonen - og i tillegg billigere. Styrets beslutningsprosesser blir i de fleste tilfeller godt dokumentert, noe aksjeloven også bidrar til gjennom kravet om godt beslutningsgrunnlag ( les mer om aksjelovens krav til styrearbeidet her ). Men styrets arbeid er ikke nødvendigvis avsluttet etter at et vedtak er fattet – ofte er oppfølgingen av vedtaket en stor jobb i seg selv. En enkel måte å sørge for at beslutningene følges opp på en effektiv måte, er å dokumentere også denne prosessen. Med andre ord: Etter grundige forberedelser og god saksbehandling har styret endelig fattet en beslutning. Hva nå? Styrets beslutninger har ofte praktiske konsekvenser for organisasjonen, i form av at oppgaver må formuleres og gjennomføres, enten av styret eller andre i organisasjonen. Selvsagt, tenker du kanskje. Det er logisk at en beslutning tatt på styrenivå følges opp i etterkant. Faren er likevel at uten en klar struktur for oppfølging, kan styrets beslutninger fort «glemmes». Det er derfor viktig å formalisere oppgavene som skal gjennomføres, og legge klare rammer for disse. Når styret fatter en beslutning som krever en eller flere oppgaver, husk de tre nøkkelfaktorene: ansvar , frist , og beskrivelse:

At en styreportal er en stor hjelp for styresekretæren, er det liten tvil om. Vi i Styreplan har over 20 års erfaring med å forenkle og effektivisere styrearbeidet for hele styreorganisasjonen, inkludert den eller de som har styresekretær-ansvaret. Vi har kontinuerlig oppdatert og oppgradert Styreplan i takt med både juridisk og teknologisk utvikling, og de fleste av oss er nok over snittet interessert i datateknologi. Vi måtte selvfølgelig derfor teste chatboten ChatGPT (aktuell bl.a. fra denne NRK-artikkelen ) for å se om den kunne brukes til noe annet enn å skrive skoleoppgaver om Henrik Ibsen, og det er ingen underdrivelse å si at vi ble positivt overrasket. Vår forespørsel " Skriv om fordelene med å ta i bruk styreportal for en styresekretær i et selskap " fikk følgende svar fra ChatGPT: "En styreportal kan være en svært nyttig verktøy for en styresekretær i et selskap. Dette skyldes flere fordeler, inkludert: Enkel tilgang til informasjon: Med en styreportal kan styresekretæren enkelt få tilgang til relevant informasjon, som for eksempel møteinnkalling, møtedokumenter og referater. Dette gir styresekretæren en bedre oversikt og gjør det lettere å planlegge og gjennomføre styremøter. Bedre samarbeid: En styreportal gir mulighet for å dele informasjon og samarbeide med andre medlemmer av styret. Dette kan være svært nyttig for å sikre at alle er på samme side og har tilgang til de samme oppdaterte opplysningene. Mer effektiv kommunikasjon: En styreportal kan også brukes til å kommunisere med andre medlemmer av selskapet, for eksempel ansatte eller aksjonærer. Dette kan bidra til en mer effektiv kommunikasjon og gjøre det lettere å holde alle oppdatert om viktige hendelser og beslutninger. Økt sikkerhet: En god styreportal vil også ha sikkerhetsfunksjoner som kan beskytte sensitive opplysninger og hindre uautorisert tilgang. Dette kan bidra til økt sikkerhet for selskapet og beskytte mot eventuelle sikkerhetsbrister. Alt i alt kan en styreportal være en svært nyttig verktøy for en styresekretær i et selskap, og kan bidra til å gjøre jobben enklere og mer effektiv." Hele svaret er sakset og limt direkte fra vår samtale med chatboten, og vi kan ikke si annet enn at vi er enige med den! Men: uansett hvor hardt vi prøvde, fikk vi den ikke til å oppgi kilder. Vi ville med andre ord ikke brukt den ukritisk som oppslagsverk... I tillegg aktualiserer ChatGPT det økende problemet med svindel over e-post og SMS. Jo bedre chatbotene blir, jo vanskeligere er det å forstå at man blir utsatt for svindelforsøk. Her kan du se hvor godt den oversetter til norsk:

Styreorganisasjonen består av styreleder, styremedlemmer, daglig leder, styresekretær, revisor og andre som har en rolle i styrets arbeid. Utfordringen for et profesjonelt styre er å få denne organisasjonen til å fungere optimalt. Her følger noen råd og tips til styresekretæren .

Styreplan AS tar informasjonssikkerhet på alvor, i alt vi gjør.

Du kan nå bruke svensk BankID i Styreplan - til både innlogging og dokumentsignering!

I løpet av høsten 2022 forsvant muligheten for å aktivere BankID på Mobil. Funksjonen blir erstattet av BankID-appen, som har samme funksjonalitet som kodebrikken. Dette betyr at du også kan signere dokumenter med appen. Merk at det ikke skjer noen endringer med kodebrikken.