Innkalling til styremøter, tilgang til dokumenter, utforming av protokoll – styrearbeidet kan være både tidkrevende og utfordrende.
Lover og regler skal følges, samtidig som man bare gjør denne jobben noen få ganger i året. Potensialet for automatisering og effektivisering av styrearbeidet er stort.
En god start er å lage egne rutiner, eller laste ned maler for årshjul, protokoller og andre rutiner. Faste maler og rutiner er et stort steg i en mer profesjonell retning, og vil gjøre styrearbeidet enklere både for styret og administrasjonen. Samtidig vil denne løsningen fortsatt kreve en god del pirkearbeid for hvert styremøte.
Det er likevel både tidkrevende og unødvendig å bruke tid på «enkle» oppgaver som saksnummerering, deltakerlister, dokumentversjonering, protokollsignering og arkivering.
En god styreportal er bygget for å håndtere blant annet dette, og automatiserer en stor del av det praktiske styrearbeidet. Dette lar både styreleder, styremedlemmer, daglig leder og styresekretær bruke tiden sin på det som virkelig betyr noe - skape verdi for organisasjonen.
Her følger noen fordeler med en digital styreportal, med informasjon om hvordan Styreplan løser de forskjellige oppgavene i praksis.
En styreportal samler styrets arbeid på én plattform. Møter, dokumenter, oppgaver og kommunikasjon er tilgjengelig bak en sikker pålogging. Styret og administrasjonen har full oversikt over styrearbeidet, og alle prosesser er like fra gang til gang. Møteinnkallingene er konsekvente, agendaen for møtet er strukturert likt for hvert møte, og alle protokoller signeres på samme måte.
En av de store fordelene med å bruke en styreportal, er at alt dette går automatisk. Styresekretær trenger ikke klippe og lime og formatere fra møte til møte. Saksbeskrivelser, beslutninger og referattekster skrives rett inn i portalen, og portalen tar seg av formatering og nummerering.
Styremedlemmene får varsler fra styreportalen om møteinnkallinger, signering av protokoller og dokumenter, og alt annet som er relevant for dem. En styreportal gjør slutt på uoversiktlige e-posttråder og forvirring rundt dokumentversjoner.
Styreplan bygger på beste praksis og teori for effektivt møtearbeid, i tillegg til aksjeloven. Strukturen i Styreplan gjør det enkelt å orientere seg og å prioritere egen ressursbruk.
Sentralt i Styreplan er en oversiktlig årsplan, som gir både styre og administrasjon full kontroll på styreåret. Du vil til enhver tid ha oversikt over når møtene skal avholdes, og hva som skal behandles i hvert møte. Dette gjør det enkelt å forberede møtene.
Styreplan inneholder også et årshjul, der du kan legge inn årshjulinnslag. Årshjulet gir oversikt over de store linjene i styrets arbeid, og bidrar til å effektivisere styrearbeidet.
Årsplanen kan enkelt kopieres til neste år, og i prosessen velger du enkelt hvilke møter og saker som skal inkluderes. Planlegging av styreåret foregår direkte i Styreplan, og sparer din organisasjon for mye tid.
"Alle" som kaller inn til møter, gjør det med e-post og kalenderinvitasjoner. Slik vil det også være med en styreportal. Forskjellen er at en god styreportal håndterer denne flyten automatisk. Den som kaller inn til styremøte, gjør dette inne i styreportalen. De som kalles inn får en varsling på e-post og i app, og kan velge der om de kommer på møtet eller ikke.
Med en styreportal trenger man ikke sende møtedokumenter på e-post. Dokumenter legges inn i portalen, og for å få tilgang må man logge seg inn. Det gir et sikkerhetsløft for styreorganisasjonen, og er mer oversiktlig for alle.
I Styreplan går møteinnkallinger ut fra portalen og rett inn i deltakeres epost- og kalenderprogram, der de kan besvares med et tastetrykk. Innkallingen inneholder en lenke som tar deltaker rett inn til møtets agenda, slik at styret sikres tilfredsstillende behandlingsgrunnlag uten at du trenger å gå utenom styreportalen.
De innkalte vil av sikkerhetshensyn måtte logge seg på før de får se agendaen, og det går aldri sensitivt materiale ut fra Styreplan. Hvis møtet blir flyttet håndterer portalen automatisk informasjonsflyten, og du har til enhver tid oversikt over hvem som har besvart dine innkallinger.
Et effektivt møte starter med gode forberedelser. Med en styreportal kan tiden frem mot møtet brukes på innhold og kvalitet, ikke formatering og dokumentversjonering.
Styresekretæren trenger ikke å endre saksnumre i agendaen, eller skrive ny deltakerliste. Ting som e-postinnkalling og konvertering av dokumenter håndteres automatisk.
Styremedlemmet kan logge seg inn i portalen og lese saker og vedlegg på en oversiktlig måte, og skrive notater til møtet.
Styreplan lager automatisk en saksliste for deg. Under forberedelsene til et styremøte slipper du å fikle med nummerering og formatering. Skriv saksbeskrivelser og beslutningsforslag rett inn i hver sak i Styreplan, så håndterer styreportalen resten.
Saksdokumenter du laster opp vil automatisk legges til i et ferdig formatert møtedokument, sammen med all annen informasjon du skriver inn. Du kan med et tastetrykk informere møtedeltakere om at nye dokumenter er tilgjengelig – uten at sensitivt materiale går ut av portalen.
Bruker man en styreportal, blir alle styrets protokoller formatert automatisk. Hver protokoll vil ha samme oppsett, uten at det krever manuelt arbeid fra gang til gang. Møte- og saksnumre, deltakere, signaturfelt, og alt annet håndteres av portalen.
Det stilles strenge juridiske krav til innhold i styreprotokoller. Når man utarbeider protokollen, er pirkearbeid det siste man ønsker å bruke tid og tankekraft på. En styreportal gir styresekretær, daglig leder og styreleder muligheten til å kun fokusere på kvalitet og innhold.
En profesjonell styreportal gir også styresekretæren mulighet til å skrive protokollen i forkant av styremøtet, og legge inn forslag til vedtak. Styreportalen kan også hjelpe med aksjelovens krav, ved f.eks. å kreve at behandlingsmåte inkluderes i protokollen.
I Styreplan kan du etter møtet enkelt produsere protokollen, uten å tenke på formatering og struktur. Informasjonen du la inn i styreportalen før møtet (saksbeskrivelser, forslag til beslutninger) kan limes inn i protokollen, redigeres og lagres.
Alt du trenger å tenke på er selve innholdet – resten håndterer Styreplan for deg.
Når protokollen er publisert i Styreplan kan du med ett klikk sende styret en melding. Styremedlemmene kan logge seg inn, kommentere og signere protokollen med BankID.
En innebygget mulighet for digital signering bør være et minstekrav når man skal velge en styreportal. Noen leverandører har laget sin egen løsning, andre inkluderer mer anerkjente og velkjente signeringsmetoder som BankID eller engangskoder (2-faktor). Det finnes også forskjellige prismodeller på markedet rundt digital signering, og det er noe å være OBS på når man skal ta i bruk en portal. En god styreportal håndterer sikker signering av dokumenter.
I Styreplan er dokumentsignering med BankID standard, og inkludert i prisen. Styreplan sender automatisk ut en ukentlig påminnelse til de som ikke har signert det de skal, så styresekretær slipper å purre.
Portalen gir deg full oversikt over hvilke signaturer som mangler, og du kan selvfølgelig sende ekstra påminnelser når og hvis du ønsker.
En styreportal gjør styrearbeidet enklere, tryggere og mer effektivt for styremedlemmene. Et styremedlem har tilgang til sine oppgaver, dokumenter og møter på samme sted, og lærer seg raskt hvor alt ligger.
Å forholde seg til en styreportal oppleves både enklere og sikrere for styremedlemmene enn å ha flere kommunikasjonskanaler om hverandre. Om organisasjonen bruker en styreportal, er det også en tydelig hint til nye styremedlemmer om at styret arbeider profesjonelt.
I Styreplan kan dine styremedlemmer kommentere på saker, og skrive merknader i dokumenter, enten for kommunikasjon med andre brukere eller for private notater.
Denne muligheten har de selvfølgelig også i Styreplan-appen (tilgjengelig i Apple Store & Google Play). Oppgaver kan følges opp direkte i Styreplan - oversiktlig og enkelt.
Styreplan er en praktisk og brukervennlig løsning for alle som driver med profesjonelt styrearbeid. Styreplan er bygget for å være en hjelp til å etterleve juridiske krav til styrearbeidet, på en trygg og enkel måte.
Styreplan legger til rette for at aksjeloven følges, og vil fungere som et sikkerhetsnett for både styret og administrasjonen. Styret får hjelp til å oppfylle dokumentasjonskrav, og administrasjonen slipper å tenke på lover og regler i sitt praktiske styrearbeid.
Styreplan letter allerede hverdagen til flere tusen brukere i Skandinavia. Vi har kunder i alle segmenter, store som små organisasjoner, og vi kjenner til de fleste utfordringer knyttet til styrearbeid. Kontakt oss for en uforpliktende prat!
Styreplan er en trygg og enkel styreportal å forholde seg til - også når det kommer til pris.
Hos oss betaler du en lav månedlig abonnementspris per person, uten skjulte kostnader.
Ideelle organisasjoner
Foreninger & lag
Stiftelser
Revisor
Attføringsbedrifter
