1 -  Definér styresekretærrollen

Som styresekretær er du sjelden kun styresekretær, men også daglig leder, økonomisjef, eller ellers administrativt ansatt i din organisasjon. Det er derfor viktig å ha god struktur på styresekretærrollen, slik at din tid utnyttes mest mulig effektivt, og du får støtte og mulighet til å bidra til verdiskapning for styret.

Forventningsavklaring og oppgavefordeling bør gjennomføres så tidlig som mulig, gjerne i samråd med styreleder. I tillegg vil det ofte være lurt å sette seg inn i historiske og pågående styresaker, for å få innsikt i hvordan ditt styre arbeider. Kanskje ser du muligheter for effektivisering eller forbedring?

2 - Styret skal ha en styreinstruks og en årsplan

For at du skal kunne gjøre en profesjonell jobb, må styret jobbe profesjonelt. En styreinstruks vil gjøre arbeidet enklere og mer oversiktlig for hvert styremedlem, og sikre forutsigbarhet også når gamle styremedlemmer byttes ut med nye. En årsplan gjør det mulig for deg å planlegge ditt arbeid, og gir deg tid til å planlegge hvert styremøte godt.

Her kan du laste ned vår mal for styreinstruks.

3 - Gjør saksdokumenter tilgjengelig for styret i god tid før behandlingen

Aksjeloven krever at styret skal ha et tilfredsstillende behandlingsgrunnlag for sin saksbehandling. En viktig del av dette er at styret får anledning til å sette seg godt inn i dokumentasjonen før møtet. For deg som styresekretær betyr det at du må ha kontroll på disse tre punktene:

• Innkalling til styremøtet
• Dokumentdeling med styret
• Agenda/saksliste

4 - Organiser styremøtene slik at møtetiden utnyttes effektivt

Det finnes store mengder fagartikler og teori rundt god møteprosess og møteledelse, men dette vil som regel styrets leder ha ansvar for. Som styresekretær ligger ditt største bidrag i selve saksbehandlingen - sørg for å lage en rutine for rekkefølge på sakstypene.

Vi kan dele inn sakstyper i tre kategorier: orientering, beslutning, og diskusjon. Et effektivt møte er et godt møte, og ved å legge hver møtesak inn under én av disse "paraplyene" hjelper du styret med å forberede seg til møtet, og å vite hvordan de skal forholde seg til hver enkelt sak. I tillegg hjelper det deg med å sette opp saksrekkefølgen i agendaen - en god tommelfingerregel er at orienteringssaker behandles først, deretter beslutningssaker, til sist diskusjonssaker. For å øke effektiviteten enda mer, sett et tydelig mål for hver sakstype:

• Orienteringssaker - sikrer effektiv formidling av informasjon som er vesentlig for styret
• Beslutningssaker - hovedfokus i møtet, og styret skal faktisk fatte en beslutning
• Diskusjonssaker - involverer alle møtedeltakere, og danner grunnlag for en senere beslutningssak

Hvis du (og styret) virkelig vil være tidseffektive i møtene, kan dere ha som rutine at hver møtedeltaker har ansvar for å lese gjennom orienteringssaker før møtet avholdes, og dermed er disse allerede ferdigbehandlet ved møtestart. I selve møtet går dere raskt gjennom disse sakene, slik at styremedlemmene får mulighet til å stille oppklarende spørsmål.

Et generelt tips kan være å lese beslutningen høyt før man går over til neste sak, for å få satt punktum for hver sak. Dette vil også hjelpe deg i forbindelse med neste punkt, protokollen.

5 - Sørg for at styreprotokoll nedtegnes så fort som mulig

Bruk møtet til å lytte og fange essensen av saksbehandlingen - underveis i møtet er det mye viktigere at du får med deg hva som skjer, enn at du renskriver alt. Når møtet er ferdig, er det din jobb å gjøre ferdig protokollen. I mange tilfeller (særlig for orienteringssaker) vil du kunne skrive protokollen i forkant av møtet, en standard beslutning i disse sakene kan være "Styret tok saken til orientering".

For beslutnings- og diskusjonssaker, er det viktig å skrive protokoll så fort som mulig, mens møtet enda er ferskt i minnet. Vanligvis vil du skrive møteprotokollen, la styreleder lese gjennom og komme med innspill, før den (etter eventuelle endringer) blir tilgjengeliggjort for resten av styret. Sørg for at alle får anledning til å kommentere protokollen du har skrevet. Her er det lurt å sette en tidsfrist for tilbakemeldinger - helst så spesifikt som mulig, f. eks. "14. februar klokken 14:00". Dette er enkelt for styret å forholde seg til, og gir deg god forutsigbarhet. Når tidsfristen er utløpt, kan protokollen signeres.

6 - Ha gode verktøy for å gjøre jobben din effektivt

Det finnes digitale verktøy for styrearbeid som forenkler og kvalitetssikrer jobben - Styreplan, for eksempel. Styrearbeid er et fagområde med mange strenge juridiske krav, som en styreportal kan hjelpe deg og ditt styre med å overholde. En dedikert plattform for styrearbeid effektiviserer både ditt arbeid og din kommunikasjon med styret, og ikke minst løftes datasikkerheten betraktelig. Styreplan AS er ISO 27001-sertifisert (og Miljøfyrtårn).

7 - Sørg for å utvikle styrekompetansen din

Som styresekretær er du "flue på veggen" i det styrende organet i din organisasjon, og kan få verdifull innsikt i ikke bare organisasjonen, men menneskene og samhandlingen i styret. Snakk med styreleder mellom møtene, gå gjennom prosessene og still praktiske spørsmål. Det finnes også utdanninger, kurs og rådgivere som kan bidra til at både du og styret profesjonaliseres. Din viktigste ressurs som styresekretær er deg selv - og en god styresekretær kan være enormt viktig for styret. Kompetanseutvikling er den viktigste investeringen du kan gjøre, både for styrets del og din egen.