Blog Layout

En styreportal gjør styrearbeidet enkelt

Simon Wengstrøm • jan. 18, 2022

Innkalling til styremøter, tilgang til saksdokumenter, utforming av protokoll – det administrative styrearbeidet kan være tidkrevende og utfordrende.


Man kan være redd for å trå feil med tanke på lover og regler, samtidig som man kanskje bare gjør denne jobben 6-12 ganger i året, og aldri blir helt komfortabel med rutinene. Det er i alle fall liten tvil om at potensialet for automatisering og effektivisering av prosessene rundt styret er stort, uavhengig av type organisasjon.


For noen vil en god start være å laste ned eller lage egne regler og maler for årshjul, protokoller og andre rutiner, men dette vil fortsatt kreve en god del pirkearbeid for hvert styremøte. Det kan fort oppleves både slitsomt og unødvendig å bruke tid på «enkle» oppgaver som saksnummerering, deltakerlister, dokumentversjonering, protokollsignering og arkivering. Styreplan er bygget for å håndtere dette, til glede for flere tusen brukere i Norge og Skandinavia.


Få en demonstrasjon

Få struktur på styrearbeidet


Styreplan bygger på beste praksis og teori for effektivt møtearbeid, i tillegg til aksjeloven. Strukturen i Styreplan gjør det enkelt å orientere seg og å prioritere egen ressursbruk.

Sentralt i Styreplan er en oversiktlig årsplan, som gir både styre og administrasjon full kontroll på styreåret. Du vil til enhver tid ha oversikt over når møtene skal avholdes, og hva som skal behandles i hvert møte. Dette gjør det enkelt å forberede møtene.


Styreplan inneholder også et årshjul, der du kan legge inn årshjulinnslag. Årshjulet gir oversikt over de store linjene i styrets arbeid, og bidrar til å effektivisere styrearbeidet.


Årsplanen kan kopieres til neste år med et par museklikk, og i prosessen kan du enkelt velge hvilke møter og saker som skal legges til samme tid neste år. Planlegging av styreåret foregår dermed direkte i Styreplan, og vil spare din organisasjon for mye tid.

Sikker og effektiv møteinnkalling



Møteinnkallinger går ut fra Styreplan og rett inn i deltakeres epost- og kalenderprogram, der de kan besvares med et tastetrykk. Innkallingen inneholder en lenke som tar deltaker rett inn til møtets agenda, slik at styret sikres tilfredsstillende behandlingsgrunnlag uten at du trenger å gå utenom Styreplan.


De innkalte vil av sikkerhetshensyn måtte logge seg på før de får se agendaen, og det går aldri sensitivt materiale ut fra Styreplan. Dersom møtet blir flyttet håndterer Styreplan automatisk informasjonsflyten, og du har til enhver tid oversikt over hvem som har besvart dine innkallinger.

Enkel og oversiktlig saksliste

Under forberedelsene til et styremøte slipper du å fikle med nummerering og formatering – Styreplan lager automatisk en saksliste for deg. Skriv saksbeskrivelser og vedtaksforslag rett inn i hver sak i Styreplan, så håndterer systemet resten.


Saksdokumenter du laster opp vil automatisk legges til i et ferdig formatert møtedokument, sammen med all annen informasjon du skriver inn.


Du kan med et tastetrykk informere møtedeltakere om at nye dokumenter er tilgjengelig – uten at sensitivt materiale går ut av systemet.


Få en demonstrasjon

Strukturert protokoll

Etter møtet kan du enkelt produsere protokollen i Styreplan, uten å tenke på formatering og struktur. Informasjonen du la inn i systemet før møtet (saksbeskrivelser, forslag til beslutninger) overføres om ønsket til riktig sted i protokollen, redigeres og lagres.


Alt du trenger å tenke på er selve innholdet – alt annet håndterer Styreplan for deg.


Når protokollen er publisert i Styreplan kan du med ett klikk sende styret en melding, slik at de kan logge seg inn og eventuelt kommentere. 



Signering med BankID


Endelig protokoll kan signeres med BankID. Styreplan vil automatisk sende ut en ukentlig påminnelse til de som ikke har signert, og du vil til enhver tid ha oversikt over hvilke signaturer som mangler.

Praktisk for styret

  • Slide title

    Write your caption here
    Button
  • Slide title

    Write your caption here
    Button
  • Slide title

    Write your caption here
    Button


Dine styremedlemmer kan kommentere på saker, og skrive merknader i dokumenter, enten for kommunikasjon med andre brukere eller for private notater. Denne muligheten har de selvfølgelig også i Styreplan-appen (tilgjengelig i Apple Store & Google Play). Oppgaver kan følges opp direkte i Styreplan - oversiktlig og enkelt.


Styreplan samler alt styrearbeid på én plattform, for alle involverte parter.

Hvorfor bruke Styreplan?


Styreplan er ikke bare en praktisk og brukervennlig løsning for alle som driver med styrearbeid, det er også en trygg og enkel måte å etterleve juridiske krav på organisasjonsnivå. Styreplan legger til rette for at aksjeloven følges, og vil fungere som et sikkerhetsnett for både styret, som får hjelp til å oppfylle dokumentasjonskrav, og administrasjonen, som slipper å tenke på lover og regler i sitt praktiske styrearbeid.


Styreplan letter allerede hverdagen til flere tusen brukere i Skandinavia. Vi har kunder i alle segmenter, store som små organisasjoner, og vi kjenner til de fleste utfordringer knyttet til styrearbeid. Kontakt oss for en uforpliktende prat!

Få en demonstrasjon
Av Simon Wengstrøm 01 Mar, 2023
Styret i et aksjeselskap har en viktig rolle i å lede selskapet og ivareta aksjonærenes interesser. Aksjelovens kapittel 6 legger tydelige rammer for styrets arbeid, samtidig som det enkelte styre gis spillerom til å lede sitt selskap slik styret mener er best. 
Av Simon Wengstrøm 09 Dec, 2022
Styret har fått mandat fra generalforsamlingen til å kontrollere drift, økonomi og utvikling i selskapet. Til syvende og sist betyr det at hvert enkelt styremedlem er ansvarlig for at arbeidet vedkommende legger ned, skaper verdi for organisasjonen. Dette er et ansvar de aller fleste påtar seg med glede, og norske styrer er jevnt over gode verdiskapere. Fra tid til annen dukker det riktignok opp saker der individuelle styremedlemmer må stå økonomisk ansvarlig for valg de har tatt, og mange ser derfor verdi i å tegne styreansvarsforsikring. Det viktigste styret kan gjøre , både med tanke på konflikter og i den daglige driften, er å kunne dokumentere at det opererer profesjonelt , og at systemer og rutiner for å kvalitetssikre arbeidet er tilfredsstillende. I motsetning til en styreansvarsforsikring, som kun (kanskje) gagner det enkelte styremedlem, er god dokumentasjon verdiskapende for hele styreorganisasjonen - og i tillegg billigere. Styrets beslutningsprosesser blir i de fleste tilfeller godt dokumentert, noe aksjeloven også bidrar til gjennom kravet om godt beslutningsgrunnlag ( les mer om aksjelovens krav til styrearbeidet her ). Men styrets arbeid er ikke nødvendigvis avsluttet etter at et vedtak er fattet – ofte er oppfølgingen av vedtaket en stor jobb i seg selv. En enkel måte å sørge for at beslutningene følges opp på en effektiv måte, er å dokumentere også denne prosessen. Med andre ord: Etter grundige forberedelser og god saksbehandling har styret endelig fattet en beslutning. Hva nå? Styrets beslutninger har ofte praktiske konsekvenser for organisasjonen, i form av at oppgaver må formuleres og gjennomføres, enten av styret eller andre i organisasjonen. Selvsagt, tenker du kanskje. Det er logisk at en beslutning tatt på styrenivå følges opp i etterkant. Faren er likevel at uten en klar struktur for oppfølging, kan styrets beslutninger fort «glemmes». Det er derfor viktig å formalisere oppgavene som skal gjennomføres, og legge klare rammer for disse. Når styret fatter en beslutning som krever en eller flere oppgaver, husk de tre nøkkelfaktorene: ansvar , frist , og beskrivelse:
Av Simon Wengstrøm 09 Dec, 2022
At en styreportal er en stor hjelp for styresekretæren, er det liten tvil om. Vi i Styreplan har over 20 års erfaring med å forenkle og effektivisere styrearbeidet for hele styreorganisasjonen, inkludert den eller de som har styresekretær-ansvaret. Vi har kontinuerlig oppdatert og oppgradert Styreplan i takt med både juridisk og teknologisk utvikling, og de fleste av oss er nok over snittet interessert i datateknologi. Vi måtte selvfølgelig derfor teste chatboten ChatGPT (aktuell bl.a. fra denne NRK-artikkelen ) for å se om den kunne brukes til noe annet enn å skrive skoleoppgaver om Henrik Ibsen, og det er ingen underdrivelse å si at vi ble positivt overrasket. Vår forespørsel " Skriv om fordelene med å ta i bruk styreportal for en styresekretær i et selskap " fikk følgende svar fra ChatGPT: "En styreportal kan være en svært nyttig verktøy for en styresekretær i et selskap. Dette skyldes flere fordeler, inkludert: Enkel tilgang til informasjon: Med en styreportal kan styresekretæren enkelt få tilgang til relevant informasjon, som for eksempel møteinnkalling, møtedokumenter og referater. Dette gir styresekretæren en bedre oversikt og gjør det lettere å planlegge og gjennomføre styremøter. Bedre samarbeid: En styreportal gir mulighet for å dele informasjon og samarbeide med andre medlemmer av styret. Dette kan være svært nyttig for å sikre at alle er på samme side og har tilgang til de samme oppdaterte opplysningene. Mer effektiv kommunikasjon: En styreportal kan også brukes til å kommunisere med andre medlemmer av selskapet, for eksempel ansatte eller aksjonærer. Dette kan bidra til en mer effektiv kommunikasjon og gjøre det lettere å holde alle oppdatert om viktige hendelser og beslutninger. Økt sikkerhet: En god styreportal vil også ha sikkerhetsfunksjoner som kan beskytte sensitive opplysninger og hindre uautorisert tilgang. Dette kan bidra til økt sikkerhet for selskapet og beskytte mot eventuelle sikkerhetsbrister. Alt i alt kan en styreportal være en svært nyttig verktøy for en styresekretær i et selskap, og kan bidra til å gjøre jobben enklere og mer effektiv." Hele svaret er sakset og limt direkte fra vår samtale med chatboten, og vi kan ikke si annet enn at vi er enige med den! Men: uansett hvor hardt vi prøvde, fikk vi den ikke til å oppgi kilder. Vi ville med andre ord ikke brukt den ukritisk som oppslagsverk... I tillegg aktualiserer ChatGPT det økende problemet med svindel over e-post og SMS. Jo bedre chatbotene blir, jo vanskeligere er det å forstå at man blir utsatt for svindelforsøk. Her kan du se hvor godt den oversetter til norsk:
Av Simon Wengstrøm 07 Nov, 2022
Styreorganisasjonen består av styreleder, styremedlemmer, daglig leder, styresekretær, revisor og andre som har en rolle i styrets arbeid. Utfordringen for et profesjonelt styre er å få denne organisasjonen til å fungere optimalt. Her følger noen råd og tips til styresekretæren .
Av Simon Wengstrøm 28 Oct, 2022
Styreplan AS tar informasjonssikkerhet på alvor, i alt vi gjør.
Av Simon Wengstrøm 23 Sep, 2022
Du kan nå bruke svensk BankID i Styreplan - til både innlogging og dokumentsignering!
Av Simon Wengstrøm 31 Aug, 2022
I løpet av høsten 2022 forsvant muligheten for å aktivere BankID på Mobil. Funksjonen blir erstattet av BankID-appen, som har samme funksjonalitet som kodebrikken. Dette betyr at du også kan signere dokumenter med appen. Merk at det ikke skjer noen endringer med kodebrikken.
Av Simon Wengstrøm 30 Jun, 2022
Hva er åpenhetsloven, og hvilke konsekvenser får den for min virksomhet?
Flere artikler
Share by: