Møteprosessen i Styreplan

styremøte prosess.jpg

Dette er en del av vår artikkelserie om praktisk styrearbeid. Les mer her!

Innkalling

Selv om det ikke finnes noen formelle krav til hva en innkalling til styremøte skal omfatte, må det likevel tas hensyn til at «Innkalling skjer på hensiktsmessig måte og med nødvendig frist». Det skal også være tydelig når, hvor og hvordan styrebehandling skal gjennomføres. Saker skal forberedes og fremlegges slik at styret har et tilfredsstillende behandlingsgrunnlag.

Med Styreplan sender du møteinnkallinger med ett tastetrykk, og all relevant informasjon blir automatisk tilgjengelig i alle møtedeltakeres kalenderprogram.

 

Agenda

Agendaen bør inneholde saksliste, samt dokumentasjon relevant for styret. Det er hensiktsmessig å inkludere følgende informasjon i utformingen av agendaen:

  • Tid

  • Sted

  • Behandlingsmåte

  • Deltakere

Disse punktene bidrar i en agenda til oppfyllelsen av Aksjelovens §6-21 om tilfredsstillende behandlingsgrunnlag (§6-21), og skal også alltid inkluderes i styreprotokollen (§6-29).

I Styreplan blir disse punktene automatisk formatert inn i din agenda og protokoll.

 

Saksliste

En godt organisert saksliste er også viktig. Beste praksis for møtegjennomføring tilsier at sakene bør deles inn i tre sakstyper. For å oppnå mest mulig effektive møter bør sakstypene behandles i denne rekkefølgen:

  • Orientering

  • Beslutning

  • Diskusjon

Når styret blir gjort oppmerksom på hvilken sakstype de ulike sakene sorterer under vil det sikre effektivitet under forberedelser og saksbehandling.

Med Styreplan slipper du å fikle med nummerering og formatering. En automatisk saksliste med saksnummer vil bli generert.

 

Dokumentdeling

Dokumentdeling på styrenivå kan skape frustrasjon i både store og små organisasjoner. Endeløse eposttråder og usikkerhet rundt dokumentversjoner er vanlige utfordringer når det gjelder styrearbeid. I tillegg til forvirringen dette skaper, er det også sikkerhetsrisikoer ved å distribuere sensitive styredokumenter via epost. Ifølge Aksjelovens §1-6 skal dokumentasjon utarbeides og oppbevares på «betryggende måte».

Styreplan sørger for automatisk dokumentversjonering, og strukturert og sikker tilgang og lagring.

 

Styreplan - styreportalen for både styre og administrasjon