Styremøter

Aksjeloven og Styreplan

styreportal

Dette er en del av vår artikkelserie om praktisk styrearbeid. Les mer her!

Det stilles stadig strengere juridiske krav til norsk næringsliv, og det kan være utfordrende å navigere lover og forskrifter samtidig som man skal drive et selskap. Spesielt vanskelig vil det være på områder man ikke er godt kjent med, men som likevel er strengt regulert. For mange er et av disse områdene styrearbeid.

Aksjeloven stiller strenge krav til styre og daglig leder. Med bakgrunn i Lovens krav blir det stadig viktigere å følge lover og regler rundt styrearbeidet – fra planlegging og gjennomføring av møter, til oppfølging og protokollarbeid. Rutineoppgaver må gjennomføres med stor nøyaktighet og er tidkrevende for daglig leder, styreleder, og andre med ansvar for styrearbeid.

Her følger et utvalg krav Aksjeloven stiller til styrearbeidet (lenker til lovdata.no):


§ 1-6 Utarbeidelse og oppbevaring av dokumentasjon
1. Dokumentasjon som kreves utarbeidet etter aksjeloven, skal utarbeides og oppbevares på betryggende måte. Dokumentasjonen skal være i lesbar form og være tilgjengelig fra Norge.

2. Krav i denne loven om at meldinger mv. skal være eller gis skriftlig, er ikke til hinder for bruk av elektroniske løsninger.

3. Departementet kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om oppbevaringstid for bestemte dokumenttyper, hva som anses som betryggende måte for utarbeidelse og oppbevaring, og sikkerhetsnivået for signatur.

Dokumentasjon i Styreplan

1. Styreplan lagrer all utarbeidet dokumentasjon på trygge servere i Norge.

2. Styreplan håndterer all kommunikasjonsflyt rundt styremøtet, fra innkalling til protokoll.

3. Styreplan tilfredsstiller gjeldende lover og forskrifter rundt utarbeidelse og oppbevaring av dokumentasjon. Protokoll kan signeres med BankID, som også tilfredsstiller gjeldende krav.


§ 6-21 Forberedelsen av saker:

1. Daglig leder forbereder saker som skal behandles av styret i samråd med styrets leder.
2. En sak skal forberedes og fremlegges slik at styret har et tilfredsstillende behandlingsgrunnlag.

Saksliste i Styreplan

Styreplan inneholder en saksliste/agenda som hjelper daglig leder og styreleder med å etterleve disse krav. Denne kan enkelt redigeres og deles med samtlige styremedlemmer, uten at informasjon kommer på avveie.


§ 6-22 Varsel om styrebehandling

Styrebehandling varsles på hensiktsmessig måte og med nødvendig frist.

Møteinnkalling i Styreplan

I Styreplan kan du med et museklikk kalle inn til styremøte. Innkallingen legger seg i deltakers kalender, og informasjonsflyt (flytting av møte, endring av deltakere, mm.) håndteres automatisk av Styreplan.


§ 6-29 Styreprotokoll

1. Det skal føres protokoll over styrebehandlingen. Den skal minst angi tid og sted, deltakerne, behandlingsmåten og styrets beslutninger. Det skal fremgå at saksbehandlingen oppfyller kravene i § 6-24.

2. Er styrets beslutning ikke enstemmig, skal det angis hvem som har stemt for og imot. Styremedlem og daglig leder som ikke er enig i en beslutning, kan kreve sin oppfatning innført i protokollen.

3. Protokollen skal signeres av alle de medlemmer som har deltatt i styrebehandlingen. Har styret minst fem medlemmer, og er beslutning truffet i møte, kan styret velge to til å signere. I så fall skal kopi av protokollen sendes samtlige styremedlemmer med frist for merknader, som i tilfelle kan kreves inntatt i protokollen.

4. Protokollen skal oppbevares i hele selskapets levetid.

Protokoll fra styremøte i Styreplan

Styreplan oppretter automatisk protokoll etter disse krav, som kan redigeres. Elektronisk protokollsignatur (BankID) er både sikkert og effektivt, og protokollene er til enhver tid tilgjengelig i Styreplan. Protokoller, som all annen data kunden oppbevarer i Styreplan, er kundens eiendom, og kan eksporteres fra Styreplan ved behov.


Styreplan - en styreportal for både styre og administrasjon

 

Dette er en del av vår artikkelserie om praktisk styrearbeid. Les mer her!