Generalforsamling

Aksjeloven og Styreplan

generalforsamling

Dette er en del av vår artikkelserie om Aksjelovens krav til generalforsamling. Les mer her!

Det stilles mange krav til norsk organisasjonsliv, og det kan være utfordrende å navigere lover og forskrifter samtidig som man skal drive en organisasjon. Spesielt vanskelig vil det være på fagområder man ikke kjenner så godt, men som likevel er strengt regulert. For mange er et av disse områdene generalforsamling.

Utfordringen spenner fra kommunikasjon med aksjonærer og andre deltagere, til innkalling, behandlingsmåte, sted, saksinnhold, signatur av protokoll og dokumentasjon av det hele.

Myndighetene vektlegger at forenklinger av lover skal gjøre hverdagen enklere. I praksis blir det imidlertid ofte vanskeligere (for ikke-jurister), og dermed desto viktigere å være årvåken og benytte de hjelpemidler og verktøy som finnes for å sikre at man følger loven. Et eksempel på dette er at aksjeloven åpner for gjennomføring av forenklet generalforsamlingsbehandling (se egen artikkel). Utfordringen er at nyheten foreløpig ikke erstatter eksisterende paragrafer, men legger til en ny: Hvordan en “klassisk” generalforsamling skal avholdes er beskrevet i aksjelovens §5-8 til §5-16. Nylig ble §5-7 og §5-7a lagt til. Den beskriver den nye forenklede generalforsamlingsbehandlingen. Den nye paragrafen er skreddersydd for SMB med få aksjonærer og vil være til glede for mange.

I Styreplan kan du velge hvordan du vil at generalforsamlingen skal avholdes.

Her følger et utvalg krav aksjeloven stiller i forbindelse med generalforsamlinger. Merk at §5-10 og §5-16 utgår dersom man velger forenklet generalforsamlinsgbehandling (artikkel):


§ 1-6 Utarbeidelse og oppbevaring av dokumentasjon


1. Dokumentasjon som kreves utarbeidet etter aksjeloven, skal utarbeides og oppbevares på betryggende måte. Dokumentasjonen skal være i lesbar form og være tilgjengelig fra Norge.

2. Krav i denne loven om at meldinger mv. skal være eller gis skriftlig, er ikke til hinder for bruk av elektroniske løsninger.

3. Departementet kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om oppbevaringstid for bestemte dokumenttyper, hva som anses som betryggende måte for utarbeidelse og oppbevaring, og sikkerhetsnivået for signatur.

Dokumentasjon i Styreplan

1. Styreplan lagrer all dokumentasjon på våre servere i trygge omgivelser i Norge. Du trenger ikke å tenke på arkivering.

2. Styreplan håndterer all kommunikasjonsflyt rundt generalforsamlingen, fra innkalling til protokoll. Prosessene dokumenteres i din logg i din Styreplan.

3. Styreplan tilfredsstiller gjeldende lover og forskrifter rundt utarbeidelse og oppbevaring av dokumentasjon. Protokoll kan signeres med BankID, som også tilfredsstiller gjeldende krav.


§ 4-5 Krav til aksjeeierbok


1. Når et aksjeselskap er stiftet, skal styret uten opphold sørge for at det opprettes en aksjeeierbok for selskapet. Aksjeeierboken skal føres på betryggende måte og kan føres elektronisk.

2. I aksjeeierboken skal aksjeeierne innføres i alfabetisk orden med angivelse av navn eller foretaksnavn, fødselsdato eller organisasjonsnummer, digital adresse, forretningsadresse eller bostedsadresse og eventuelt postadresse.

3. For hver aksjeeier skal det angis antall aksjer og nummer på aksjene. Har selskapet flere aksjeklasser, skal det angis hvilken klasse aksjene tilhører.

Aksjeeierbok i Styreplan

Styreplan inneholder et aksjonærregister med en aksjeeierbok i tråd med kravene i aksjeloven. Registeret sikrer nummerrekkefølger og beregner eierandeler (én aksjeklasse).


§ 5-5 Ordinær generalforsamling


1. Innen seks måneder etter utgangen av hvert regnskapsår skal selskapet holde ordinær generalforsamling.

2. På den ordinære generalforsamlingen skal følgende saker behandles og avgjøres: (1) godkjennelse av årsregnskapet og eventuell årsberetning, herunder utdeling av utbytte; (2) andre saker som etter loven eller vedtektene hører under generalforsamlingen.

3. Årsregnskapet og eventuell årsberetning og revisjonsberetning skal senest en uke før generalforsamlingen sendes til hver aksjeeier med kjent adresse.

Ordinær generalforsamling i Styreplan

Styreplan inneholder en standard mal for ordinær generalforsamling. Det betyr i praksis at du bare klikker "ny generalforsamling", legger inn dato/sted/måte, velger hvilken mal du vil bruke og klikker Lagre. Utkast til Agenda, møtedokument og protokoll er klar. Du kan nå redigere etter eget ønske og laste opp nødvendige saksdokumenter til sakene. Klikk Kall inn; Styreplan sender epostinnkalling til alle aksjonærer.


§ 5-10 Krav til innkallingen


1. Generalforsamlingen innkalles ved skriftlig henvendelse til alle aksjeeiere med kjent adresse. Innkallingen skal angi tid og sted for møtet. Selskapet kan ikke kreve noen form for godtgjøring for utsendelsen av innkallingen.

2. Innkalling til generalforsamlingen skal være sendt senest en uke før møtet skal holdes, om ikke vedtektene setter en lengre frist. En slik vedtektsbestemmelse gjelder ikke ved innkalling som foretas på bakgrunn av krav etter § 5-6 annet ledd.

3. Innkallingen skal i et forslag til dagsorden bestemt angi de saker som skal behandles på generalforsamlingen. Forslag om å endre vedtektene skal gjengis i innkallingen. Styret skal utarbeide forslag til dagsorden i samsvar med det som er bestemt i loven og vedtektene.

4. I selskaper med vedtektsbestemmelse som nevnt i § 5-11 a skal innkallingen opplyse om internettadressen og annen informasjon aksjeeierne må ha for å få tilgang til dokumentene på selskapets internettsider, samt informasjon om hvor aksjeeierne kan henvende seg for å få tilsendt dokumentene.

Innkalling til generalforsamling i Styreplan

Styreplan forenkler og automatiserer innkalling til generalforsamling. Alle aksjonærer er registrert som mottakere av epostinnkallingen. Innkallingen legger seg i mottakerens kalender. Av sikkerhestgrunner inneholder utsendelser fra Styreplan en lenke til Styreplan og all informasjon om Generalforsamlingen.


§ 5-16 Protokoll

1. Møtelederen skal sørge for at det føres protokoll for generalforsamlingen.

2. I protokollen skal generalforsamlingens beslutning inntas med angivelse av utfallet av avstemningene. Protokollen skal angi antallet avgitte stemmer, og hvor mange aksjer og hvilken andel av aksjekapitalen de avgitte stemmene representerer, samlet og for og mot den enkelte beslutningen, i den utstrekning dette er relevant for utfallet av avstemningen. Fortegnelsen over de møtende etter § 5-13 skal inntas i eller vedlegges protokollen.

3. Protokollen skal signeres av møtelederen og minst en annen person valgt av generalforsamlingen blant dem som er til stede. Protokollen og fortegnelse over aksjeeiere som nevnt i § 5-13, skal oppbevares på betryggende måte i hele selskapets levetid. Protokollen skal holdes tilgjengelig for aksjeeierne hos selskapet.

Generalforsamlingsprotokoll i Styreplan

Protokoll fra generalforsamling kan føres direkte i Styreplan og signeres elektronisk. Deltakerlisten er automatisk med i protokollen. Saksbeskrivelser og Forslag til vedtak som er utarbeidet før Generalforsamlingen kan kopieres direkte til protokollen. All dokumentasjon, inkl. protokollen, lagres trygt i Styreplan, og vil alltid være tilgjengelig.


Styreplan - styreportalen for styremøter og generalforsamlinger

 

Sjekk også ut vår artikkelserie om praktisk styrearbeid. Les mer her!