Hvorfor dette er viktig
Styrets arbeid avhenger av at alle har oppdatert informasjon til rett tid. Uten automatiske varslinger og påminnelser kan viktige oppgaver, dokumenter og møter bli oversett, noe som gir forsinkelser og mer manuelt arbeid. Styreplan sikrer at riktige personer får riktige beskjeder – alltid.
Slik fungerer dette i Styreplan
Du har muligheten til å sende ut varslinger når du legger noe inn i portalen eller gjør endringer. Styreplan sender også automatisk påminnelser om signering til de som ikke har signert det de skal, og påminnelser om oppgaver til de(n) ansvarlige. E-postvarsler inneholder kontekst og én knapp mottaker kan trykke på. Knappen tar mottaker direkte inn til det de har fått varsel om. Det går aldri ut varsler uten at du har godkjent det (unntatt endringer i møtetid- og sted, som fører til automatisk kalendervarsel). Du velger hvem som eventuelt skal varsles, og Styreplan sender ut e-post – eller melding i appen, for de som har lastet ned den.
- Varsel sendes ved tildeling av oppgaver, innkalling til møter, publisering av dokumenter, signeringsforespørsler og endringer i møter
- Påminnelser om signering går automatisk ut fra Styreplan ukentlig, så du ikke trenger å følge opp manuelt
- Varsling skjer via e-post og app, med lenke direkte til relevant innhold
- Hver bruker kan selv styre hvilke varslinger de ønsker å motta – unntatt møteinnkallinger og signeringsforespørsler, som de alltid får
Dette får du
Med varslingssystemet i Styreplan har du full kontroll på hvem som varsles, når og om hva. Du sender varslinger med et par museklikk, og mottaker får en e-post som lenker direkte inn til det du har varslet om. Et styremdlem som varsles om et nytt saksdokument, for eksempel, trenger bare å trykke på knappen i e-posten. Vedkommende kommer etter innlogging da rett inn til saksdokumentet, og trenger ikke trykke seg rundt og lete i portalen.
Styreleder: Visshet om at alle er informert og møter forberedt
Styresekretær: Mindre manuelt arbeid med oppfølging og færre glemte frister
Daglig leder/CFO: Bedre kontroll på gjennomføring av oppgaver og saker
Hele styret: Enklere å holde seg oppdatert og alltid klare til beslutninger
Sikkerhet og kvalitet
Styreplan AS har levert Styreplan som digital styreløsning siden 2004. Vi prioriterer sikker produktutvikling og bærekraftig drift, og er en trygg, langsiktig leverandør.
- Styreplan AS er ISO 27001-sertifisert og Miljøfyrtårn – høy standard for informasjonssikkerhet og bærekraft, også i Styreplan-appen
- Stabil teknisk drift med høy oppetid (minimum 99,8% inkludert planlagt nedetid)
- Varslinger er tett integrert med møter, dokumenter og oppgaver, og gir sikker og oversiktlig praktisk informasjonsflyt
Slik oppleves dette
Varslinger og påminnelser oppleves som et praktisk sikkerhetsnett som gjør at alle i styret får informasjon når de trenger den, uten ekstra administrasjon. Automatikken i ukentlige påminnelser om signering gjør at protokoller og andre dokumenter signeres raskere, uten at noen trenger å mase på signatarene. For deg som administrerer er det en trygghet i at ingen meldinger eller varslinger sendes ut av Styreplan uten at det eksplisitt godkjennes av deg.
Oppsummering og neste steg
Med varslinger og påminnelser i Styreplan er styret alltid oppdatert og forberedt, og både protokoller og andre dokumenter signeres raskere. Vil du se hvordan Styreplan kan bidra til å effektivisere styrearbeidet i din organisasjon? Trykk på knappen under for å booke en demonstrasjon (skjermdeling, 30 minutter).
