Hvorfor bruke Styreplan til innkallinger?
Med Styreplan legges innkallingen rett i kalenderen hos møtedeltakerne, akkurat som når du kaller inn via Outlook. Når møtet flyttes eller endres, oppdateres kalenderinvitasjonen automatisk hos alle deltakere – akkurat som når du kaller inn via Outlook. Med andre ord får styremedlemmene sine møteinnkallinger nøyaktig som før. Så hvorfor ikke bare bruke Outlook?
Svaret er todelt: kaller du inn fra Styreplan, vil innkallingen i deltakerens kalender komme med en lenke som tar henne rett inn til møtet i Styreplan, uten at hun trenger å lete rundt i andre programmer for å finne agenda, saksinformasjon og vedlegg. Du som kaller inn til styremøtet kan gjøre alle møteforberedelser inne i portalen, og med to museklikk sende ut innkallinger til alle som skal delta. Du forholder deg kun til Styreplan, og er sikker på at all møteinfo er riktig, oppdatert, og trygt tilgjengelig for styret. Med andre ord får du bedre kontroll, og styret får økt trygghet.
Slik fungerer det i Styreplan
Raskt og enkelt: møteinnkallinger fungerer akkurat slik deltakerne forventer og kjenner til fra alle andre møter de deltar på.
- Automatisk kalenderinvitasjon – Innkallinger sendes direkte til Outlook, Google Kalender eller andre løsninger hvert enkelt styremedlem bruker
- Oppdateres automatisk – Endres tidspunkt eller sted, justeres kalenderen hos alle deltakere uten ekstra arbeid
- Varsler i kalenderen – Styremedlemmer får påminnelser på samme måte som ved andre møter
- Sømløs integrasjon – Fungerer på tvers av plattformer og krever ikke noeekstra oppsett
Dette får du
Den store, felles fordelen for alle er at innkallingen fra Styreplan lenker rett inn til møtet i portalen, slik at styret enkelt har sikker tilgang til alt av informasjon og dokumenter for møtet. Ingen trenger å merke e-poster som ulest i innboksen for å finne vedlegg, eller få styresekretær til å printe ut agendaen før møtet. Én lenke i din egen kalender tar deg direkte inn til sakslisten med tilhørende dokumentasjon.
- Styreleder: Bedre oppmøte og færre misforståelser når alle har riktige møteinvitasjoner, og et styre som stiller bedre forberedt
- Styresekretær: Slipper å sende nye e-poster og oppdatere manuelt ved endringer, kan se deltakerstatus live i Styreplan
- Daglig leder/CFO: Mindre tid går tapt på koordinering, dobbeltarbeid og irriterende småpirk
- Styret som helhet: Alltid oppdatert styreinnkalling i kalenderen, med lenke rett til dokumentasjon som forenkler møteforberedelsene
Sikkerhet og kvalitet
I en jungel av tilbydere og løsninger, kan du være sikker på at Styreplan er en trygg og langsiktig leverandør. Vi har ikke ambisjoner om å kjøpes opp (vi har faktisk takket nei flere ganger) men fokuserer på god produktutvikling og bærekraftig drift.
- Stabilitet – Styreplan AS har levert Styreplan som digital styreløsning siden 2004
- Sikkerhet – ISO 27001-sertifisert og driftet med høye krav til informasjonssikkerhet
- Miljøfyrtårn – Reduserer papirbruk og gjør møtehåndteringen mer bærekraftig
Brukeropplevelse
Å delta på et styremøte blir enklere når innkallingen ligger direkte i kalenderen, og i tillegg lenker rett til møtesaker og dokumentasjon. Møtedeltakeren trenger kun å akseptere invitasjonen, og eventuelle endringer oppdateres automatisk. Det gir trygghet og sparer tid – både for styremedlemmer og administrasjon.
Oppsummering og neste steg
Med Innkalling rett i kalenderen slipper styret å bekymre seg for feil dato eller manglende oppdateringer. Alle møter legges rett i kalenderen – alltid korrekt, alltid oppdatert. I tillegg lenker kalenderinvitasjonen rett inn til sakslisten i Styreplan, som gjør at styremedlemmene enkelt finner all informasjon uten å grave i innboksen sin. Sikkert og effektivt.
Book en demonstrasjon av Styreplan og se hvordan kalenderintegrasjonen kan forenkle styrearbeidet.
