Digitale møter i Styreplan

Vi får stadig henvendelser fra brukere som ønsker å gjennomføre sine styremøter og generalforsamlinger som planlagt. Vi mener at det er lurt å holde hjulene i gang så langt som mulig selv i nåværende situasjon. Styreplan legger til rette for at både styremøter og generalforsamlinger kan gjennomføres elektronisk direkte i Styreplan i tråd med Aksjeloven.


Forberedelser

Opprett styremøte eller generalforsamling på vanlig måte i Styreplan. Under «Behandlingsmåte», skriv «Styreplan». Last opp dokumentasjon, forbered saker og send møteinvitasjon som normalt. Be deltakerne skrive kommentarer/spørsmål i Styreplan for optimal forberedelse og effektiv saksbehandling

Møte/saksbehandling

Møte/behandling kan gjennomføres samtidig ved at alle kan snakke sammen (telefonkonferanse, skjermdeling*) eller du kan gjøre det enkelt med dialog og ev. avstemning direkte i Styreplan.

Kommentarfunksjonen i Styreplan kan benyttes som en chat. Denne finner du på hver sak, i en egen fane. På møtesiden finner du en fane hvor alle kommentarer samles strukturert. Ved å kommunisere direkte i Styreplan forenkles etterarbeidet for protokollansvarlig, og full etterrettelighet og historikk sikres.

Etterarbeid

Etterarbeidet foregår som normalt – rediger protokollen i Styreplan, og send melding fra Styreplan når protokollen skal gjennomgås og signeres med BankID/BankID på Mobil. Signatar følger lenken i meldingen og signerer.

P.S.: Styreplan sender automatisk ut en ukentlig påminnelse til den som ikke har signert.


 

* Det finnes flere gode skjermdelingstjenester på markedet, for eksempel Microsoft Teams, Join.me, Google Meet og GoToMeeting.