DIGITALT STYREARBEID

 

Ofte har styret vært opptatt av digitalisering og effektivisering nedover i organisasjonen, mens de selv arbeider på samme måte som de gjorde for 20 år siden – brorparten av kommunikasjon foregår på e-post, med de utfordringer det medfører. Dette er imidlertid i endring. De fleste store, børsnoterte selskap i Norge har lenge hatt digitale løsninger for sitt styrearbeid, og de siste årene har også andre bedrifter og organisasjoner fått øynene opp for dette. Styreportalen har i stor grad endret seg fra å være fin å ha, til å være unaturlig å ikke ha. En god styreportal vil håndtere alt styrearbeid på én plattform, fra innkalling til protokoll. Dette gjør styrearbeidet sikrere, enklere, og mer effektivt for både styret og administrasjonen.

Innhold


Hva er digitalt styrearbeid?

Det finnes knapt en organisasjon i Norge i dag som ikke allerede har digitale aspekter i sitt styrearbeid. Tiden der styresekretær måtte kjøre fra styremedlem til styremedlem for å distribuere møtedokumenter er definitivt forbi. Her kan du lese om de tre digitaliseringstrinnene for styrearbeid: e-post, skylagring, og styreportal.

E-post

E-postkommunikasjon er det første trinnet på digitaliseringsstigen, og er en mer praktisk løsning enn å sende fysiske papirer. De aller fleste har dessuten tilgang på e-post uansett hvor de befinner seg, både på nettbrett og telefon.

E-post har likevel noen klare ulemper. I utgangspunktet er e-post ukryptert, som betyr at de kan fanges opp og leses av uvedkommende uten at det oppdages. Dette kan naturligvis være problematisk, både av personvernhensyn og med tanke på sensitiv forretningsinformasjon. I tillegg krever e-postkommunikasjon en stor mengde manuell jobb hva gjelder styrearbeid – adresser skal finnes frem, dokumenter skal konverteres, nye versjoner skal sendes ut, styremedlemmene svarer på innkalling i hver sin tråd, og så videre.

Mange opplever dette som ineffektivt og uoversiktlig, særlig i organisasjoner der styresekretær også har andre oppgaver – ofte er administrasjon av styrearbeidet en jobb som må gjøres av daglig leder, administrasjonssjef eller økonomisjef.


Skylagring

Neste trinn er en nettplattform med delt lagringsplass «i skyen». En slik løsning vil som regel bety økt datasikkerhet, da tilgang krever (forhåpentligvis tofaktor/totrinns/sikker) innlogging. For styremedlemmene vil en strukturert skylagringsplattform være enklere å forholde seg til, og det er enkelt å se hvilke dokumentversjoner som er gjeldende til enhver tid. En god mappestruktur og rutiner for opplasting vil gjøre opplevelsen god for styremedlemmene.

Ulempen med en slik løsning er at gode mappestrukturer og riktig versjonering av styredokumenter ikke oppstår av seg selv – noen må ta jobben foran hvert eneste styremøte med å sette opp nye mapper, konvertere saksdokumenter, og informere styret om at alt er tilgjengelig.


Styreportal

Den mest komplette digitale løsningen er styreportalen. En styreportal er en nettløsning dedikert til styrearbeid, der alle prosesser rundt styret foregår på én plattform, med sikkerhet og effektivitet i høysetet. Her vil manuelt arbeid være på et minimumsnivå – de fleste prosesser håndteres automatisk av portalen, og ett museklikk vil være alt som trengs for å sende ut møteinnkallinger, publisere saksliste/agenda og protokoll, og annet. Alle styremedlemmer og andre som arbeider med styret, har full oversikt og kontroll på alt som omhandler styret, bak en sikker innlogging. Hva den enkelte styreportal kan gjøre varierer selvsagt mellom de ulike leverandørene, men her kan du lese mer om hva Styreplan inneholder.

 

Hvorfor digitalt styrearbeid?

Sikkerhet for dine data

Som nevnt i innledningen, blir e-post fortsatt mye brukt til kommunikasjon i styret per i dag. Dette åpner opp for en rekke utfordringer, både rundt datasikkerhet og menneskelig svikt. Ukryptert e-post er en svært usikker form for kommunikasjon, og en oppgradering til kryptert e-post kan være krevende. En digital styreportal gir langt bedre sikring av sensitive opplysninger, da tilgang til sensitivt materiale krever personlig innlogging. Alle profesjonelle styreportaler krever i dag innlogging med flerfaktorautentisering, for eksempel BankID.

Riktig bruk av moderne teknologi gjør det mulig å håndtere sensitiv informasjon på en sikker måte, selv utenfor styrerommet. En digital styreportal gir full kontroll over distribusjon av dokumenter, opplysninger og beskjeder, og eliminerer behovet for e-post som kommunikasjonskanal for viktig informasjon. Meldinger du sender fra styreportalen inneholder ikke sensitivt materiale – dette ligger trygt lagret i portalen, og utilgjengelig for uvedkommende. Når du bruker en styreportal, lagres alt av meldinger, filer og dokumenter forsvarlig på ett sted. Dette reduserer sannsynligheten for menneskelig svikt og at viktig informasjon havner på avveie. Styremedlemmene trenger heller ikke å bli dataeksperter for å sørge for opplysningene oppbevares på en forsvarlig måte – styreportalen håndterer dette automatisk.

En styreportal gjør det mulig å behandle og oppbevare opplysninger i henhold til gjeldende lover og regler, både norsk lov og EU-direktiver (f.eks. GDPR). Du har alltid tilgang til oppdaterte dokumenter, og kan enkelt og sikkert kommunisere med dine styremedlemmer, både på PC/Mac, nettbrett og mobil. Denne nye tilnærmingen passer godt inn i dagens arbeidsnorm, hvor det blir stadig vanligere å jobbe hvor som helst og når som helst. Du får raskt tilgang til alt av styrearbeid uansett hvor du befinner deg. Dette er svært gunstig både i det daglige, og når uforutsette hendelser oppstår og hastesaker må styrebehandles.

 

Effektivisering og informasjonsflyt

En av de største fordelene ved å ta i bruk en styreportal er automatiseringen av manuelt styrearbeid. Sakslister, saksnummerering, dokumentversjoner, innkallinger i kalender – en god styreportal vil automatisk sørge for at du aldri trenger å tenke på disse oppgavene, de vil løses automatisk mens du arbeider. Dette gir både administrasjon og styre mer tid til verdiskapende arbeidsoppgaver.

Alle styreverv samles i tillegg på ett sted. En styreportal er dermed ikke kun fordelaktig på organisasjonsnivå, men en stor hjelp også for det individuelle styremedlemmet. Dette er selvsagt spesielt fordelaktig for deg som har flere uavhengige verv eller flere roller i samme selskap/konsern. Å logge seg inn i styreportalen og kunne ha fokus kun på styrearbeidet er likevel en mental hjelp for alle styremedlemmer, og sørger for at de raskt kommer i «styremodus».

En styreportal gjør det enkelt å håndtere og organisere all styrerelevant informasjon - notater og kommentarer, saksdokumentasjon, avstemninger, årshjul. Det er ofte snakk om store mengder data som skal oppbevares over tid. Ved å lagre alle disse opplysningene på samme digitale plattform, unngår man tidkrevende administrasjonsarbeid. Det er ikke lenger nødvendig å bla gjennom mapper og gamle e-poster for å finne frem til informasjonen du leter etter. Du finner raskt og enkelt frem til riktige filer og dokumenter, uansett hvor i verden du befinner deg. Du er heller ikke avhengig av at lokale maskiner, servere og tjenester til enhver tid fungerer. Alt du trenger kan du finne frem til – også fra mobiltelefonen – så lenge du har internettforbindelse. Her kan du lese mer om hvordan Styreplan hjelper både styret og administrasjonen:

 

Trygg dokumentdeling

All kommunikasjon og eventuelle endringer lagres på en oversiktlig måte inne i portalen. Maler og automatikk hjelper deg gjennom alle prosesser rundt hvert styremøte, fra forberedelser til etterarbeid. Dine dokumenter inkluderes automatisk i møtedokumentet når de lastes opp, noe som fjerner behovet for å konvertere og redigere filer manuelt.

Om ønskelig, kan styremedlemmene få varsler om nye saksdokumenter og -kommentarer, og en god styreportal vil alltid sørge for at siste versjon er lett tilgjengelig. Det er også mulig å dele notater, stemme over saker og signere protokoller elektronisk når du benytter en digital, nettbasert styreportal som Styreplan. Dokumentene lagres og oppbevares «i skyen». Våre brukere rapporterer om store tidsbesparelser når det gjelder administrasjon av styrearbeidet. En viktig del av dette er systematiseringen av dokumenthåndteringen. Alle dokumenter du laster opp lagres i Styreplan i originalformat, samt at en PDF-versjon automatisk opprettes. Les mer om dokumentdeling i Styreplan her.

 

Automatisk agenda/saksliste

Å utforme en god saksliste kan være utfordrende og tidkrevende – særlig når det må gjøres før hvert eneste styremøte. Det er mye tid å spare på å benytte seg av en agendamal, som finnes flere steder på nett, og i Microsoft Word. Etter å ha redigert en mal ferdig én gang kan den gjenbrukes på faste saker. Det er likevel mye manuelt arbeid rundt agendaen fra gang til gang – saksnummereringen skal være korrekt jf. forrige møte, møtested, -tid, og form (møte, Teams, osv.) må inkluderes, og agendaen skal distribueres på en sikker måte.

Innholdet i en agenda bør som et minimum bestå av følgende:

  • Hvilke saker som skal behandles

  • Hvem som er saksansvarlig

  • Saksbeskrivelser og saksdokumentasjon

  • Forslag til styrevedtak

En godt utarbeidet agenda vil hjelpe daglig leder og styreleder med å sikre etterlevelse av Aksjelovens § 6-21, ved å sørge for at styret har tilfredsstillende behandlingsgrunnlag.

En digital styreportal gjør alle prosesser rundt styremøtet enklere, men særlig i forberedelsesfasen til møtet. Det å ha alt styrearbeid samlet på en plattform hjelper alle involverte med å holde både orden, fokus, og oversikt. Sakslisten kan klargjøres med et par museklikk, og det er enkelt å kopiere inn forslag til vedtak og saksbeskrivelser. En profesjonell styreportal inneholder maler for agenda, og automatikk i saksrekkefølge og nummerering, slik at selve innholdet er alt du trenger å tenke på. Når sakslisten er klar kan du, direkte fra styreportalen, sende ut melding om at utkastet til agendaen er klart. Styremedlemmer kan så kommentere på saker og dokumenter i forkant av møtet, slik at alle er best mulig forberedt.

En styreportal gjør det mulig å få tilgang til ny informasjon og endrede dokumenter i sanntid, ettersom portalen gir brukerne øyeblikkelig tilgang. Det er ikke uvanlig at viktig informasjon endres eller kommer til fortløpende, og når du bruker en styreportal slipper du å sende ut meldinger til alle møtedeltakere for hver endring. Opplysningene synkroniseres automatisk på alle enheter når dokumentene endres eller ny saksinformasjon legges til, slik at dine styremedlemmer har den mest oppdaterte versjonen til enhver tid.

 

Enkel møteinnkalling

Det blir stadig vanligere å sende møteinnkallinger direkte i mottakers epostkalender, også på styrenivå. Dette er en effektiv måte å kalle inn til styremøter på, og sørger for at styret enkelt kan sette av tid til møtene. En god styreportal vil naturligvis inneholde automatikk for å håndtere denne prosessen. I Styreplan sendes innkallinger enkelt direkte ut til møtedeltakere og lagres automatisk i deres kalendere, og Styreplan oppdaterer informasjonen automatisk dersom møtetidspunkt blir endret. Inne i Styreplan får du full oversikt over hvem som har svart på innkallingene.

 

Effektiv og riktig utforming av protokoll

Aksjeloven krever at all styrebehandling protokollføres. Det vil i praksis si at en protokoll skal skrives, signeres, og lagres, etter hvert styremøte (også telefonmøter). Dette sikrer god etterrettelighet i styrearbeidet, og synliggjør hvert enkelt styremedlems personlige ansvar. Vi vet at det likevel ofte oppleves som knotete, særlig når man også legger til grunn at aksjeloven stiller tydelige krav til innhold i protokollen. En digitalisering

Uten en styreportal kan protokollarbeidet ofte bli både tidkrevende og repetitivt. Bruker du en profesjonell styreportal som Styreplan, vil store deler av protokollen genereres fullstendig automatisk. Du kan enkelt og effektivt følge aksjeloven, og samtidig sikre en god formell saksgang for ditt styre. Arbeidsflyten forstyrres når daglig leder, styremedlemmer eller andre møtedeltakere må vente på aktuelle dokumenter, noe du enkelt unngår ved bruk av en styreportal. Kommunikasjonen mellom møtene og utenfor styrerommet forenkles også betydelig ved hjelp av en nettbasert portal – styremedlemmer kan komme med tilbakemeldinger på protokollen, og signere den elektronisk, direkte i styreportalen. Mange leverandører av styreportaler har også laget egne apper for mobil og nettbrett. Der er det fullt mulig å jobbe offline, uten å måtte skrive ut et eneste dokument.

 

Etterlevelse av lover og regler

Både teknologien og behovene til organisasjoner og styrer er i rask endring, noe som stiller store krav til både styrets leder og det enkelte styremedlem. En undersøkelse gjennomført av Boston Consulting Group på vegne av Nærings- og fiskeridepartementet viser at hos børsnoterte selskaper i Norge bruker disse hhv. 30% og 20% av tiden sin på sitt styreverv. Gjennomsnittlig forberedelsestid til hvert styremøte? Ni timer. Dette er en klar økning fra tidligere, og respondentene i undersøkelsen oppfatter strengere reguleringer og krav til etterlevelse som hovedårsaker.

Aksjeloven stiller krav til styret og daglig leder, og det kan være utfordrende å navigere lover og forskrifter samtidig som man skal drive et selskap. I takt med at samfunnet generelt digitaliseres blir det viktigere å følge lover og regler rundt styrearbeidet – fra planlegging og gjennomføring av møter, til oppfølging og protokollarbeid. En stadig økende forventning om åpenhet, etterrettelighet, og sporbarhet, gjør digitalisering av styrearbeidet til noe som ikke lenger er greit å ha, men som gjør at man fort blir akterutseilt hvis man ikke har et forhold til det. Rutineoppgaver må derfor gjennomføres med stor nøyaktighet og blir tidkrevende for daglig leder, styreleder, og andre med ansvar for styrearbeid. Her kan du lese mer om hvilke krav aksjeloven stiller til styrearbeidet.


Styreplan er styreportalen for både styret og administrasjonen.
Utviklet i Norge, for alle som følger aksjeloven i sitt styrearbeid.