Planlegg styrearbeidet

By failing to plan you are planning to fail. Benjamin Franklin

Forutsigbarhet

Formålet med planlegging er å gjøre fremtiden mer forutsigbar.

Du påvirker strømmen, istedenfor å drive med strømmen.

 

 

 

 

Struktur

Planleggingsprosessen tvinger frem systematikk og struktur. Når man planlegger fjerner man usikkerhet og øker sannsynligheten for suksess.

 

Planlegging i Styreplan

Styrets møtedatoer registreres i Styreplan. På forhånd er det definert hvilke temaer styret skal behandle i henhold til loven, samt andre tema som ønskes behandlet.

Agenda for alle møter genereres automatisk. Styreplan gir deg oversikt på skjermen og kan skrives ut ved behov. Endringer registreres fortløpende og årsplanen oppdateres øyeblikkelig.

Alle dine brukere har tilgang via internett.

Struktur i Styreplan

Styreplan bygger på maler for agendaer/dagsorden, rekkefølge på saker, protokoll/referat, innkallinger, meldinger, styreroller, o.s.v.  Alle komponentene er satt sammen i et system som automatiserer så mye som mulig i en anerkjent struktur og arbeidsform.

Noen planleggingstips

Avklar roller

Sett opp avklaring av roller som sak i første styremøte. Definer bl.a. styreleders og styresekretærs ansvar og oppgaver. Det bør presiseres at styremedlemmer plikter å møte forberedt.

Bestem hva styret skal behandle

Et styre behandler ulike tema i løpet av perioden/årsplanen. Noen er bestemt av lover og regler, andre av organisasjonens behov eller situasjon (livssyklus m.m.). Styreplan inneholder mange tema som styret kan velge å sette opp i årsplanen. Ved oppstart er tema som aksjeloven krever satt opp som standard.

Hva skal behandles når?

Styret må i planleggingen ta en beslutning om hvilke tema som skal behandles i de planlagte møtene. Noen tema (f.eks. økonomi) skal behandles i alle møter.

I Styreplan merker du slike tema og de vil automatisk opprettes i Agenda for alle møter. Andre tema behandles i utvalgte møter (f.eks. Strategi).

I Styreplan velger du når saken skal behandles og den legges til Agenda for valgt møte.

Hvordan oppdateres kalenderen?

Med Styreplan sender du ut innkalling pr. e-post. Møtetidspunkt legger seg automatisk inn i f.eks. mottagers Outlook. Mottakeren kan også besvare innkallingen fra Outlook.

Lag en årsplan for styret

Styrets årsplan konkretiseres i Styreplan.

Sett opp Årsplan som egen sak i første styremøte. Ta en beslutning om hvor ofte, når og hvor møter skal avholdes. Årsplanen blir tilgjengelig for alle styremedlemmer og er enkel å endre i ettertid.

 

Må møte skje fysisk?

Styremøter kan avholdes uten at styremedlemmene møtes fysisk. Med Styreplan kan du planlegge og innkalle til behandling i Styreplan. Styremedlemmene kan kommentere og ha en dialog om saksdokumenter i Styreplan, og således sikre god behandling.

Når skal innkalling sendes?

Styret avtaler hvor mange dager før møtet innkalling skal sendes. Styreplan kan automatisk sende ut en innkalling pr epost med lenke til møteinformasjon/Agenda og saksdokumenter.

Hva med saksdokumentene?

Saksdokumentene registreres i Styreplan under aktuell sak. Ingen dokumenter sendes ut som vedlegg. I epostinnkalling m.m. ligger en lenke til innholdet i Styreplan.

Mer om styreplan

Hold kontakten

Kontaktinformasjon

Styreplan er levert av Systemfabrikken AS

Bogstadveien 27B
0355 Oslo
telefon 40 60 44 75
epost post@styreplan.no

Historien om Styreplan

Ved å kombinere våre to sterke sider hadde vi en unik mulighet til å utvikle et nettbasert verktøy som bidrar til at praktisk styrearbeid kan gjennomføres på en enkel måte.

Det første spørsmålet vi måtte stille oss selv var: Hvem skal vi utvikle verktøyet for? Det er i utgangspunktet to målgrupper - styret og administrasjonen. Webteknologien åpnet et vindu for et system som tilfredsstiller begge målgruppenes krav - Styreplan.

Redaktør Henry Wengstrøm henry@styreplan.no. Cookies/Informasjonskapsler