Agenda for styremøte – mal og tips

Tar dere Styreplan i bruk i deres virksomhet, trenger dere ikke å lage agenda for hvert styremøte. Styreplan håndterer formatering, nummerering og rutinearbeid. Du og ditt styre kan bruke tiden deres på å skape verdi for virksomheten, samtidig som dere er sikre på att sensitiv informasjon aldri kommer på avveie.

Ønsker du ikke å sette av en halvtime for en personlig demonstrasjon av en styreportal akkurat i dag, kommer du et stykke på vei med agenda-malen under her – også gleder vi oss til å høre fra deg nå dere vil effektivisere og profesjonalisere styrearbeidet. En mal er en god start!

Last ned vår mal for agenda for styremøter:

‍

Hvordan bør en agenda se ut?

Det finnes ingen fasit på hvordan en agenda, eller saksliste, for et styremøte skal se ut. Nettopp derfor kan den være utfordrende å utforme best mulig, og man ender opp med en punktliste over sakene og en hel del vedlegg i en felles e-posttråd... Du kan spare mye tid på å lage og bruke en mal for agenda.

Etter å ha redigert en mal ferdig én gang kan den brukes igjen og igjen, i alle fall på de faste sakene. Her er det likevel viktig å holde tunga rett i munnen. Sørg for at saksnummereringen blir korrekt jf. forrige møte, husk å inkludere møtested, -tid, og form (møte, Teams, osv.), og pass på at du distribuerer agendaen på en sikker måte.

En agenda bør som et minimum inneholde:

• Hvilke saker som skal behandles
  
• Hvem som er saksansvarlig
  
• Saksbeskrivelser
  
• Saksdokumentasjon / vedlegg
  
• Forslag til styrebeslutning

En godt utarbeidet agenda vil hjelpe daglig leder og styreleder med å sikre etterlevelse av aksjelovens § 6-21, ved å sørge for at styret har tilfredsstillende behandlingsgrunnlag. Tilsvarende krav finnes også i lovverket for andre organisasjonsformer, for eksempel i stiftelsesloven § 31 og IKS-lovens § 11 til 14.

Også i frivilligheten begynner det å bli veldig vanlig at agendaen er profesjonelt strukturert og satt opp mer eller mindre i samsvar med aksjeloven. Selv om lovkravene naturligvis ikke er like strenge her, ser man også her verdien i å ha et godt rammeverk for styremedlemmene i deres forberedelser til møtene.

Hvordan lager jeg en god agenda for styremøtet?

Du kan lage din egen mal for agenda eller redigere en mal du allerede har tilgang til, for å sikre at den er så profesjonell og god som mulig. Agendajobben kan gjøres enklere ved at du strukturerer informasjonen som skal inkluderes. Når strukturen er gjentakende fra møte til møte, er det mer effektivt for deg å jobbe inn mot møtene, og enklere for styremedlemmene å navigere i sine møtedokumenter. En strukturert tilnærming til møteagendaen betyr i praksis at du har klart for deg hva som er essensiell informasjon og hvorfor, og hvordan informasjonen skal presenteres. En strukturert agenda kan for eksempel se slik ut:

Ved å strukturere agendaens innhold på denne måten har du en oppskrift du kan følge før hvert møte. Dette gjør det mye enklere å holde oversikt over hvor du er i prosessen.

Når du har gjort dette noen ganger, hentet inn tilbakemeldinger fra styret og funnet ut av hva som fungerer for dere, har du laget en agendamal du kan bruke igjen og igjen. Alt du nå trenger å gjøre, er å endre møte- og saksnumre fra gang tilgang, samt selvfølgelig å redigere saksinnholdet.

Hvis du inkluderer alle punktene i modellen over kan du også være sikker på at aksjeloven følges, og at alt er tilrettelagt for en effektiv styrebehandling.

Hva er et tema?

De fleste organisasjoner har en fast agenda for sine styremøter, og har faste saker som behandles. Å organisere saker tematisk gir styrearbeidet god struktur og oversikt, både for styret og administrasjonen. Noen temaer er lovpålagte, andre vil være avhengig av organisasjonens arbeid. Aksjelovens § 6-12 og påfølgende krever at styret behandler følgende temaer:

• Økonomi (betryggende kontroll)
  
• Drift (tilsyn med daglig ledelse)
  
• Strategi (planer)
  
• Organisering av virksomheten

Andre punkter på agendaen vil variere basert på organisasjonens bransje, størrelse, og virksomhet. Aktuelle temaer kan være:

• Prosjekter
  
• Marked
  
• Styret
  
• Risikostyring
  
• Investeringer

I mange tilfeller vil saker som dette uansett kunne sorteres under et av de nevnte lovpålagte tema, og aksjeloven vil dermed følges ved å dokumentere at disse er styrebehandlet.

Hva er en sakstype?

Grovt sett kan vi sortere alle saker i tre sakstyper: orientering, beslutning, og diskusjon. Teori og beste praksis for møtegjennomføring tilsier at sakene bør behandles i nettopp denne rekkefølgen, for å sikre mest mulig effektive møter.

Orienteringssaker er saker der én person, gjerne daglig leder eller styreleder, legger frem en sak som styret tar til orientering. Dette er saker der det ikke forventes innspill fra styremedlemmene. Vi vet at noen har som rutine at alle styremedlemmene skal lese seg opp på orienteringssakene før møtet, slik at disse sakene i selve møtet kun består i å ta opp korte avklaringer og raske spørsmål rundt innholdet. Det er vanlig at hvert styremedlem kvitterer ut skriftlig at han/hun har lest saken. I Styreplan gjøres dette med kommentarfeltet på hver sak, men det kan helt sikkert også gjøres via andre kanaler.‍

Beslutningssaker er saker der det forventes at styret skal fatte et vedtak (eller en beslutning, som det nå heter i aksjeloven). Selv om orienteringssaker også har beslutninger som protokollføres (Styret tok saken til orientering.) er beslutningssakene de sakene der styret tar faktiske og praktiske valg som påvirker virksomheten.‍

Diskusjonssaker er saker hvor styret... vel, diskuterer. Problemstillinger som skal drøftes og grunnlag som skal legges før fremtidige beslutningssaker, hører inn i denne kategorien. Nettopp fordi slike saker gjerne er vanskelig å sette nøyaktige tidsrammer på, er det beste praksis å legge disse til sist i styremøtene. Hvis en diskusjonssak trekker ut i tid, kan styret alltids fortsette diskusjonen senere. Har man spart den viktigste beslutningssaken til slutt i møtet, og har lange diskusjonssaker i forkant, kan det fort påvirke kvaliteten på beslutningen som tas. I verste fall kan man risikere at styret ikke har tid til å fatte en veloverveid beslutning, og ender opp med å utsette den til neste styremøte.

Å gjøre styret oppmerksom på hva slags sakstype hver enkelt sak ligger under vil hjelpe styret med sine forberedelser, og gjøre det lettere å behandle sakene effektivt i møtet.

Vi deler forberedelsesprosessen i to – utarbeidelse av agenda, og deling av dokumenter med styret. Den første jobben gjøres stort sett av administrasjonen i samråd med styreleder, som et siste ledd i saksgangen i organisasjonen før styret involveres.

Dokumentdelingen med styret kan du lese mer om her.