Agenda for styremøte – mal og tips

Hvordan bør en agenda se ut?

Det finnes ingen fasit på hvordan en agenda, eller saksliste, skal designes, og nettopp derfor kan den være utfordrende å utforme best mulig. Du kan spare mye tid på å lage og bruke en agendamal. Det finnes flere slike maler tilgjengelig på nett, og i Microsoft Word.

Etter å ha redigert en mal ferdig én gang kan den brukes igjen og igjen, i alle fall på de faste sakene. Her er det likevel viktig å holde tunga rett i munnen. Sørg for at saksnummereringen blir korrekt jf. forrige møte, husk å inkludere møtested, -tid, og form (møte, Teams, osv.), og pass på at du distribuerer agendaen på en sikker måte.

En agenda bør som et minimum inneholde:

• Hvilke saker som skal behandles
  
• Hvem som er saksansvarlig
  
• Saksbeskrivelser
  
• Saksdokumentasjon / vedlegg
  
• Forslag til styrebeslutning

En godt utarbeidet agenda vil hjelpe daglig leder og styreleder med å sikre etterlevelse av aksjelovens § 6-21, ved å sørge for at styret har tilfredsstillende behandlingsgrunnlag.

‍

Tar dere Styreplan i bruk, trenger dere ikke å lage agenda for hvert styremøte. Styreplan håndterer formatering, nummerering og rutinearbeid. Du og ditt styre kan bruke tiden deres på å skape verdi for virksomheten, samtidig som dere er sikre på att sensitiv informasjon aldri kommer på avveie. Ønsker du ikke å sette av en halvtime for en personlig demonstrasjon av en styreportal akkurat i dag, kommer du et stykke på vei med agenda-malen under her – også gleder vi oss til å høre fra deg nå dere vil effektivisere og profesjonalisere styrearbeidet. En mal er en god start!

Last ned vår mal for agenda for styremøter:

Hvordan lager jeg en god agenda for styret?

Du kan lage din egen mal for agenda, eller redigere en mal du allerede har tilgang til, for å sikre at den er så profesjonell og god som mulig. Agendajobben kan gjøres enklere ved at du strukturerer informasjonen som skal inkluderes, for eksempel slik:

Ved å strukturere agendaens innhold på denne måten har du en oppskrift du kan følge før hvert møte. Dette gjør det mye enklere å holde oversikt over hvor du er i prosessen.

Hvis du inkluderer alle punktene i modellen over kan du også være sikker på at aksjeloven følges, og at alt er tilrettelagt for en effektiv styrebehandling.

‍

Hva er et tema?

De fleste organisasjoner har en fast agenda for sine styremøter, og har faste saker som behandles. Å organisere saker tematisk gir styrearbeidet god struktur og oversikt, både for styret og administrasjonen. Noen temaer er lovpålagte, andre vil være avhengig av organisasjonens arbeid. Aksjelovens § 6-12 og påfølgende krever at styret behandler følgende temaer:

• Økonomi (betryggende kontroll)
  
• Drift (tilsyn med daglig ledelse)
  
• Strategi (planer)
  
• Organisering av virksomheten

Andre punkter på agendaen vil variere basert på organisasjonens bransje, størrelse, og virksomhet. Aktuelle temaer kan være:

• Prosjekter
  
• Marked
  
• Styret
  
• Risikostyring
  
• Investeringer

I mange tilfeller vil saker som dette uansett kunne sorteres under et av de nevnte lovpålagte tema, og aksjeloven vil dermed følges ved å dokumentere at disse er styrebehandlet.

‍

Hva er en sakstype?

Grovt sett kan vi sortere alle saker i tre sakstyper: orientering, beslutning, og diskusjon. Teori og beste praksis for møtegjennomføring tilsier at sakene bør behandles i denne rekkefølgen, for å sikre mest mulig effektive møter. Å gjøre styret oppmerksom på hva slags sakstype hver enkelt sak ligger under vil hjelpe styret med sine forberedelser, og gjøre det lettere å behandle sakene effektivt i møtet.

Vi deler forberedelsesprosessen i to – utarbeidelse av agenda, og deling av dokumenter med styret. Den første jobben gjøres stort sett av administrasjonen i samråd med styreleder, som et siste ledd i saksgangen i organisasjonen før styret involveres.

Dokumentdelingen med styret kan du lese mer om her.

‍