Tjenesteavtale Styreplan

For bruker som har registrert seg for prøveperiode: Ved prøveperiodens utløp vil du i Styreplan bli bedt om å registrere faktureringsadresse.

Når du registrerer din faktureringsadresse godkjenner du samtidig Tjenesteavtalen slik den er beskrevet under. En kopi arkiveres i din klient.

Dersom du ikke ønsker å inngå avtale ved prøveperiodens utløp, blir dine prøvedata slettet automatisk.

Tjenesteavtalen trer i kraft når Kunde aksepterer tilbud om bruk av tjenesten Styreplan fra Styreplan AS (Leverandør).

Ved inngåelse av tjenesteavtale inngås samtidig en Databehandleravtale mellom Kunde (behandlingsansvarlig) og Leverandør (databehandler).

For gjeldende versjon av Databehandleravtalen, se her.

1. Tjenesten

Tjenesten er en SaaS (Software as a Service) for organisering, planlegging, administrasjon, gjennomføring og oppfølging av møtevirksomhet for styrer, generalforsamlinger (herunder årsmøter med ulike navn), komitéer, utvalg, ledergrupper, styringsgrupper, m.m..

Tjenesten Styreplan har funksjonalitet for blant annet:

• To-faktor innlogging (SMS, Norsk BankID, Svensk BankID, autentiseringsapp)
• Organisering og planlegging av styrets/gruppens møtevirksomhet (årsplan og årshjul)
• Lagring av data knyttet til virksomheten, herunder styredokumenter, protokoller og bibliotek/datarom.
• Maler og mulighet til individuell tilpasning av standard temaer, saker, og saksliste
• Registrering og redigering av møter/saker/ dokumenter/kommentarer/notater
• Utsendelse av innkallinger (e-post, integrert med kalender) og andre meldinger (signeringer, endringer, nytt dokument, påminnelser, m.m.)
• Intern kommunikasjon med kommentarer og ev. varsling
• Elektronisk signering av protokoller, saksdokumenter og biblioteksdokumenter (datarom)
• Automatisk PDF-produksjon av møtedokument/saksdokument/agenda/protokoll/ oppgaverapport
• Oppfølging av tiltak/oppgaver knyttet til vedtak/beslutninger, sak eller gruppe
• Elektronisk avstemning
• Innebygd fagstøtte (lenker til lovdata.no)
• Bibliotek, datarom (due diligence, selskapsdokumenter, relevante lover, avtaler, osv.)

Funksjonalitet kan variere noe avhengig av versjoner.

Tjenesten produseres på Leverandørens maskiner og er tilgjengelig for Kundens brukere på internett.

I tillegg til webversjon kan Kundens brukere fritt laste ned Styreplan App til smarttelefon og nettbrett.

2. Leverandørens ansvar

Informasjonssikkerhet (herunder personvern) er ivaretatt med organisatoriske, menneskelige og tekniske tiltak.

Styreplan AS er sertifisert i henhold til den internasjonale standarden ISO 27001, den mest anerkjente og omfattende standarden for styring av informasjonssikkerhet.

Leverandøren skal med utgangspunkt i virksomhetens art, omfang og kompleksitet, arbeide systematisk med løpende videreutvikling av tjenesten, med vekt på informasjonssikkerhet (herunder personvern).

Informasjonssikkerhet omfatter krav til tilgjengelighet, konfidensialitet og integritet.

Tilgjengelighet: Oppetid på 99,8% pr år. Vedlikehold, oppdateringer, o.l. som kan medføre nedetid skal i den grad det er praktisk mulig utføres mellom 22.00 og 07.00 og varsles senest 7 dager før.

Kundestøtte/support: Henvendelser mellom 07.00 og 22.00 besvares innen 2 timer. Henvendelser mellom 22.00 og 07.00, samt på røde dager, besvares senest påfølgende arbeidsdag kl.09.00.

Mål for support-telefon (+47 40 60 44 75): 95% av samtalene skal besvares innen ett minutt. Faktisk siste 12 måneder (pr april 2023) 97%.

Konfidensialitet: Leverandøren forplikter seg til å sikre konfidensialitet for kundens data under lagring i Kundens Styreplanklient. Dette gjøres bl.a. ved at Kundens klient/data er tilgjengelig for registrerte brukere kun etter autentisering.

Leverandørens ansatte har taushetsplikt om alle forhold knyttet til Kunde. Dette sikres bl.a. med etiske retningslinjer, taushetserklæring, styring av tilgang til aktiva basert på arbeidsrelatert behov og logging av systemaktivitet.

Ansattes eventuelle tilgang til Kundens klient fordrer Kundens skriftlige ordre/samtykke.

Integritet: Leverandør skal drifte og utvikle systemet slik at dataenes integritet bevares. Kundens administrator styrer hvem som har tilgang til Kundens klient, herunder hvem som har administratorrettigheter.

Alle innlogginger og vesentlige endringer registreres i klientlogg og teknisk logg. Klientloggen er til enhver tid tilgjengelig for administrator hos Kunde. Data er fysisk sikret på Leverandørens dedikerte maskiner hos hostingleverandør i Norge.

Daglig sikkerhetskopiering og lagring hos tredjepart (i Norge) muliggjør effektiv gjenoppretting av driftsmiljø ved en eventuell hendelse. 

Leverandør har ikke ansvar for forhold som ligger utenfor Leverandørens kontroll, med unntak av ansvar som følger av personopplysningsloven.

For Kunder underlagt finanstilsynsloven, se punkt 7 under.

Ethvert drifts- eller informasjonssikkerhetsavvik som berører Kunde rapporteres til Kunde uten ugrunnet opphold, direkte eller indirekte via for eksempel hjemmeside eller innloggingsside, avhengig av den konkrete situasjon.

Ved avslutning av kundeforholdet tilgjengeliggjøres data for Kunden i lesbar form. Klienten slettes 3 måneder etter utløp av avtaleperiode.

Av sikkerhets- og tekniske grunner vil Kundens data (i backup) og tekniske logger lagres i opptil 14 måneder.

3. Kundens ansvar

Kunden har eiendomsretten til, og ansvar for, data som Kunden registrerer og lagrer i Styreplan.

Kunden forplikter seg til å benytte tjenesten i tråd med tjenestens formål (pkt 1 over), aktuelle lover og etiske standarder.

Kunden er behandlingsansvarlig for personopplysninger i Kundens grupper og aksepterer Leverandørens standard databehandleravtale med mindre annet er avtalt.

Kunden er ansvarlig for valg av sikkerhetsnivå ved innlogging (to-faktor innlogging med SMS, BankID, BankID på mobil, autentiseringsapp eller brukernavn/passord) og protokollsignering (enkel elektronisk signering eller BankID-signering).

Leverandør anbefaler og oppfordrer alle Kunder til å velge det høyeste sikkerhetsnivået som er mulig for Kundens brukere.

Kunden administrerer selv rettigheter slik at en eller flere administratorer administrerer Kundens klient. Administrative funksjoner omfatter bl.a.:

• Autentiseringskrav (sikkerhetsnivå)
• Brukere: Registrering og tilgangsstyring (rettigheter)
• Registrering, redigering, tilgangsbegrensning, sletting av: 
Årsplaner/årshjul, møter, saker, protokoller, dokumenter, datarom/bibliotek
• Oppfølging av signaturer og tiltak/oppgaver
• Utsendelse av meldinger (e-post)
• Tilpasning av klient etter eget behov: Maler; temaer, sakstyper, standard saksliste, m.m.
• Kontakt med Leverandør

Alle henvendelser til Leverandør med ønske om bistand til endringer i Kundens klient skal skje skriftlig til kontaktperson eller support@styreplan.no.

Ved avslutning av avtaleforholdet produseres en dataeksport (zip-fil) som lastes ned av Kunde til lokal maskin. Dataeksporten inneholder alle data fra møter/behandlinger, biblioteket (datarom) og brukerregister.

Tjenesten fra Leverandøren kan ikke videreselges eller på annen måte overlates eller overdras til andre uten særskilt avtale med Leverandøren.

Det er ikke adgang til å kopiere eller på noen måte ettergjøre produktet eller deler av det.

Avtalen gjelder for det antall organisasjoner og/eller aktiverte unike brukere som Kunden har i Styreplan.

4. Priser & øvrige betingelser

Dersom annet ikke er avtalt skriftlig gjelder priser som vist på Styreplans hjemmeside.

Abonnementskostnader faktureres forskuddsvis halvårlig. Fakturerte abonnementskostnader krediteres ikke.

Eventuelle etableringskostnader/bistand faktureres ved avtaleinngåelse. Kundekredittiden er 14 dager.

Priser reguleres årlig med konsumprisindeksen i desember etter Statistisk Sentralbyrås modell.

Avtalen har en gjensidig oppsigelsestid på 3 måneder.

Oppsigelse skjer til post@styreplan.no hos Leverandør eller skriftlig til Kundens administrator, daglig leder eller styreleder.

Leverandøren plikter å varsle Kunden om eventuelle endrede avtalevilkår senest 3 måneder før endringer trer i kraft dersom endring er til Kundens ugunst.

Standard Tjenesteavtale oppdateres periodisk på styreplan.no.

5. Overføring av avtalen

Begge Parter kan overdra rettigheter og plikter etter denne avtale til annet selskap så lenge Partenes respektive tjenester er ment å bestå videre uten vesentlige endringer i idé eller form, og så lenge Partene ikke har saklige grunner for å nekte en slik overdragelse.

6. Tvister/verneting

Eventuelle tvister som følge av denne avtale skal søkes løst i minnelighet. I mangel av minnelig løsning, vedtar Partene Oslo Tingrett som verneting.

7. Finanstilsynsloven

Kunde som er underlagt finanstilsynsloven gis rett til å kontrollere, herunder revidere de av Leverandørens aktiviteter som er knyttet til denne avtalen.

Leverandøren skal med utgangspunkt i virksomhetens art, omfang og kompleksitet, bistå Kunde med å etterleve IKT-forskriften, forskrift om meldeplikt ved utkontraktering av virksomhet mv og forskrift om risikostyring og internkontroll, herunder rapportering av f.eks. tilgjengelighet og driftsavvik.

Finanstilsynet gis tilgang til Leverandøren dersom tilsynet finner det nødvendig som et ledd i tilsynet med Kunden.

Oslo, 05.05.2023

Henry J.O. Wengstrøm

Daglig leder

Styreplan AS

henry@styreplan.no