Blog Layout

Forberedelser til møtet - dokumentdeling

Simon Wengstrøm • apr. 19, 2022

Etter aksjeloven (§ 6-21) har daglig leder ansvar for å forberede saker som skal styrebehandles, i samråd med styreleder. I mange tilfeller vil daglig leder delegere konkrete oppgaver til økonomisjef eller andre i administrasjonen. Denne artikkelen omhandler distribusjon av dokumenter og dokumentasjon til styret, og vanlige utfordringer rundt dette.




Vi deler forberedelsesprosessen i to – utarbeidelse av agenda/saksliste, og deling av dokumenter med styret. Våre tips til utforming av agenda til styremøter kan du lese mer om her.  Dokumentdelingen med styret finner sted etter at sakene har blitt ferdig utarbeidet, og når styret skal få tilgang til dem.



Deling av dokumenter


Dokumentdeling mellom administrasjon og styre gjøres i dag som regel over e-post. Endeløse e-posttråder og misforståelser rundt gjeldende dokumentversjoner er situasjoner de fleste med en viss erfaring med styrearbeid vil kjenne seg igjen i.


I tillegg til forvirringen og frustrasjonen dette skaper, er det åpenbare sikkerhetsrisikoer ved å sende potensielt sensitivt styremateriale over e-post. Noen håndterer denne risikoen ved å laste opp saksdokumenter i skyen, ved hjelp av dokumentdelingstjenester som Dropbox. Dette er sikrere enn e-post, men skaper samtidig merarbeid – for styremedlemmer, som jevnlig må logge inn og se etter nye dokumenter, og for daglig leder, som må informere styret (gjerne over e-post igjen) hver gang nye dokumenter lastes opp.


Vi ser stadig frustrasjon rundt dokumentdeling på styrenivå i organisasjoner i alle former og størrelser. I dagens samfunn finnes det skreddersydde digitale løsninger overalt, og det går opp for stadig flere at det er på tide å effektivisere og kvalitetssikre også styrearbeidet. Styreplan håndterer dokumentdelingen for deg. Samle styredokumentene på én plattform, med automatisk dokumentversjonering, strukturert og sikker tilgang og lagring, og enkel beskjed til styret om at nye dokumenter er tilgjengelig.



  • Slide title

    Write your caption here
    Button
  • Slide title

    Write your caption here
    Button
  • Slide title

    Write your caption here
    Button
Les mer om Styreplan


Vår styreportal Styreplan vil sikkert og enkelt effektivisere ditt styrearbeid, og sikrer at aksjeloven følges.



Hvis du vil ha bedre struktur på fremtidige styremøter finner du tips og informasjon i våre artikler:


Av Simon Wengstrøm 27 Apr, 2022
Hvordan bør en agenda se ut? Det finnes ingen fasit på hvordan en agenda, eller saksliste, skal designes, og nettopp derfor kan den være utfordrende å utforme best mulig. Det er mulig å spare tid på å benytte seg av en agendamal. Det finnes flere slike maler tilgjengelig på nett, og i Microsoft Word. Etter å ha redigert en mal ferdig én gang kan den brukes igjen og igjen, i alle fall på de faste sakene. Her er det likevel viktig å holde tunga rett i munnen . Sørg for at saksnummereringen blir korrekt jf. forrige møte, husk å inkludere møtested, -tid, og form (møte, Teams, osv.), og pass på at du distribuerer agendaen på en sikker måte. En agenda bør som et minimum inneholde hvilke saker som skal behandles, hvem som er saksansvarlig, saksbeskrivelser og saksdokumentasjon, og forslag til styrevedtak. En godt utarbeidet agenda vil hjelpe daglig leder og styreleder med å sikre etterlevelse av Aksjelovens § 6-21 , ved å sørge for at styret har tilfredsstillende behandlingsgrunnlag.
Av Simon Wengstrøm 13 Apr, 2022
Aksjelovens § 6-29 krever at det alltid føres protokoll over styrebehandling. Protokollen skal som et minimum inneholde: Tid og sted Deltakere Behandlingsmåte (f.eks. møte, Teams, e-post) Styrets beslutninger/vedtak Hvem som har stemt for og imot beslutninger som ikke er enstemmige Signatur fra alle styremedlemmer som har deltatt i behandlingen I tillegg må protokollen vise at aksjelovens § 6-24 er fulgt – mer enn halve styret har deltatt, alle styremedlemmer (hvis mulig) er gitt mulighet til å delta, og eventuelle varamedlemmer er innkalt ved forfall.
Av Simon Wengstrøm 15 Feb, 2022
Hvordan kalle inn til et styremøte?
Få en demonstrasjon
Av Simon Wengstrøm 10 Jun, 2022
Vi er Norges eneste Miljøfyrtårn-sertifiserte leverandør av styreportal!
Av Simon Wengstrøm 27 Apr, 2022
Hvordan bør en agenda se ut? Det finnes ingen fasit på hvordan en agenda, eller saksliste, skal designes, og nettopp derfor kan den være utfordrende å utforme best mulig. Det er mulig å spare tid på å benytte seg av en agendamal. Det finnes flere slike maler tilgjengelig på nett, og i Microsoft Word. Etter å ha redigert en mal ferdig én gang kan den brukes igjen og igjen, i alle fall på de faste sakene. Her er det likevel viktig å holde tunga rett i munnen . Sørg for at saksnummereringen blir korrekt jf. forrige møte, husk å inkludere møtested, -tid, og form (møte, Teams, osv.), og pass på at du distribuerer agendaen på en sikker måte. En agenda bør som et minimum inneholde hvilke saker som skal behandles, hvem som er saksansvarlig, saksbeskrivelser og saksdokumentasjon, og forslag til styrevedtak. En godt utarbeidet agenda vil hjelpe daglig leder og styreleder med å sikre etterlevelse av Aksjelovens § 6-21 , ved å sørge for at styret har tilfredsstillende behandlingsgrunnlag.
Av Simon Wengstrøm 13 Apr, 2022
Aksjelovens § 6-29 krever at det alltid føres protokoll over styrebehandling. Protokollen skal som et minimum inneholde: Tid og sted Deltakere Behandlingsmåte (f.eks. møte, Teams, e-post) Styrets beslutninger/vedtak Hvem som har stemt for og imot beslutninger som ikke er enstemmige Signatur fra alle styremedlemmer som har deltatt i behandlingen I tillegg må protokollen vise at aksjelovens § 6-24 er fulgt – mer enn halve styret har deltatt, alle styremedlemmer (hvis mulig) er gitt mulighet til å delta, og eventuelle varamedlemmer er innkalt ved forfall.
Flere artikler
Share by: