Planlegging av styremøter

Forberedelser til møtet – dokumentdeling

Dette er en del av vår artikkelserie om praktisk styrearbeid. Les mer her.

Etter Aksjeloven (§ 6-21) har daglig leder ansvar for å forberede saker som skal styrebehandles, i samråd med styreleder. I mange tilfeller vil daglig leder delegere konkrete oppgaver til økonomisjef eller andre i administrasjonen. Uansett hvem som sitter med ansvaret i din organisasjon, vil de nok kunne kjenne seg igjen i noen av utfordringene i denne artikkelen.

Vi deler forberedelsesprosessen i to – utarbeidelse av agenda/saksliste, og deling av dokumenter med styret. Våre tips til utforming av agenda til styremøter kan du lese mer om her.  Dokumentdelingen med styret finner sted etter at sakene har blitt ferdig utarbeidet, og når styret skal få tilgang til dem.

Deling av dokumenter

Dokumentdeling mellom administrasjon og styre gjøres i dag som regel over epost. Endeløse eposttråder og misforståelser rundt gjeldende dokumentversjoner er situasjoner de fleste med en viss erfaring med styrearbeid vil kjenne seg igjen i.

I tillegg til forvirringen og frustrasjonen dette skaper, er det åpenbare sikkerhetsrisikoer ved å sende potensielt sensitivt styremateriale over epost. Noen håndterer denne risikoen ved å laste saksdokumenter opp i skyen, ved hjelp av dokumentdelingstjenester som Dropbox. Dette er sikrere enn epost men skaper samtidig merarbeid – for styremedlemmer, som jevnlig må logge inn og se etter nye dokumenter, og for daglig leder, som må informere styret (gjerne over epost) hver gang nye dokumenter lastes opp.

Vi ser at frustrasjon rundt dokumentdeling på styrenivå er tiltakende i organisasjoner i alle former og størrelser. I dagens samfunn finnes det skreddersydde digitale løsninger overalt, og det går opp for stadig flere at det er på tide å effektivisere og kvalitetssikre også styrearbeidet. Styreplan håndterer dokumentdelingen for deg. Samle styredokumentene på én plattform, med automatisk dokumentversjonering, strukturert og sikker tilgang og lagring, og enkel beskjed til styret om at nye dokumenter er tilgjengelig.

 
 

Hvis du vil ha bedre struktur på fremtidige styremøter finner du tips og informasjon i våre artikler:

Innkalling
Agenda
Protokoll

Vår nettløsning Styreplan vil sikkert og enkelt effektivisere ditt styrearbeid, og sikrer at Aksjeloven følges.