Styreplan letter rutinearbeidet

 

Innkalling til styremøter, tilgang til saksdokumenter, utforming av protokoll – det administrative styrearbeidet kan være tidkrevende og utfordrende. Man kan være redd for å trå feil med tanke på lover og regler, samtidig som man kanskje bare gjør denne jobben 6-12 ganger i året, og aldri blir helt komfortabel med rutinene. Det er i alle fall liten tvil om at potensialet for automatisering og effektivisering av prosessene rundt styret er stort, uavhengig av type organisasjon.

For noen vil en god start være å laste ned eller lage egne regler og maler for protokoller og andre rutiner, men dette vil fortsatt kreve en god del pirkearbeid for hvert styremøte. Det kan fort oppleves både slitsomt og unødvendig å bruke tid på «enkle» oppgaver som saksnummerering, deltakerlister, dokumentversjonering, protokollsignering og arkivering. Styreplan er bygget for å håndtere dette, til glede for våre over 5000 brukere i Norge, Sverige, Danmark, og på Island.

 

Få struktur på styrearbeidet

Styreplan bygger på beste praksis og teori for effektivt møtearbeid, i tillegg til Aksjeloven. Strukturen i Styreplan gjør det enkelt å orientere seg og å prioritere egen ressursbruk.

 

Utsnitt av årsplanen i Styreplan, som sikrer full oversikt over årets styremøter (grå) og generalforsamlinger (blå)

 

Sentralt i Styreplan er en oversiktlig årsplan, som gir både styre og administrasjon full kontroll på styreåret. Du vil til enhver tid ha oversikt over når møtene skal avholdes, og hva som skal behandles i hvert møte. Dette gjør det enkelt å forberede møtene.

Årsplanen kan kopieres til neste år med et par museklikk, og i prosessen kan du enkelt velge hvilke møter og saker som skal legges til samme tid neste år. Planlegging av styreåret foregår dermed direkte i Styreplan, og vil spare organisasjonen din for mye tid.

 
 

Styreplan gir deg full kontroll over hvilke møtedeltakere som har besvart innkallingen

 

Sikker og effektiv møteinnkalling

Møteinnkallinger går ut fra Styreplan og rett inn i deltakeres epost- og kalenderprogram, der de kan besvares med et tastetrykk. Innkallingen inneholder en lenke som tar deltaker rett inn til møtets agenda, slik at styret sikres tilfredsstillende behandlingsgrunnlag uten at du trenger å gå utenom Styreplan. De innkalte vil av sikkerhetshensyn måtte logge seg på før de får se agendaen, og det går aldri sensitivt materiale ut fra Styreplan. Dersom møtet blir flyttet håndterer Styreplan automatisk informasjonsflyten, og du har til enhver tid oversikt over hvem som har besvart dine innkallinger.

 
 
 
 
new graphics2.jpg
 

Enkel og oversiktlig saksliste

Under forberedelsene til et styremøte slipper du å fikle med nummerering og formatering – Styreplan lager automatisk en saksliste for deg. Skriv saksbeskrivelser og vedtaksforslag rett inn i hver sak i Styreplan, så håndterer systemet resten. Saksdokumenter du laster opp vil automatisk legges til i et ferdig formatert møtedokument, sammen med all annen informasjon du skriver inn. Du kan med et tastetrykk informere møtedeltakere om at nye dokumenter er tilgjengelig – uten at sensitivt materiale går ut av systemet.

 
 
 

Kommentarer er synlige i agenda, slik at alle har oversikt

 

Kommentarer på dokumentnivå hjelper styret i sine forberedelser

 

Praktisk for styremedlemmer

Dine styremedlemmer kan kommentere på både saks- og dokumentnivå, enten som kommunikasjon med andre brukere eller private notater. I iOS-appen kan de i tillegg annotere på dokumenter. Styreplan samler alt styrearbeid på én plattform, for alle involverte parter.

 
kant-protokoll lim inn.png

Strukturert protokollarbeid

Etter møtet kan du produsere protokollen «automatisk» i Styreplan, uten å tenke på formatering og struktur. Informasjonen du la inn i systemet før møtet (saksbeskrivelse, forslag til vedtak) overføres om ønsket til riktig sted i protokollen, redigeres og lagres.

Alt du trenger å tenke på er selve innholdet – alt annet håndterer Styreplan for deg.

Når protokollen er publisert i Styreplan kan du med et klikk sende styret en melding, slik at de kan logge seg inn og eventuelt kommentere. Endelig protokoll kan signeres med BankID. Styreplan vil automatisk sende ut en ukentlig påminnelse til de som ikke har signert, og du vil til enhver tid ha oversikt over hvilke signaturer som mangler.

Styreplan er ikke bare en praktisk og brukervennlig løsning for alle som driver med styrearbeid, det er også en trygg og enkel måte å etterleve juridiske krav på organisasjonsnivå. Styreplan legger til rette for at Aksjeloven følges, og vil fungere som et sikkerhetsnett for både styret, som får hjelp til å oppfylle dokumentasjonskrav, og administrasjonen, som slipper å tenke på lover og regler i sitt praktiske styrearbeid.

Styreplan letter allerede hverdagen til flere tusen brukere i Skandinavia. Vi har kunder i alle segmenter, store som små organisasjoner, og vi kjenner til de fleste utfordringer knyttet til styrearbeid. Legg igjen din kontaktinformasjon her, så kontakter vi deg for en uforpliktende prat!