Planlegging av styremøter

Forberedelser til møtet – Agenda

 

Etter Aksjelovens § 6-21 har daglig leder ansvar for å forberede saker som skal styrebehandles, i samråd med styreleder. I mange tilfeller vil daglig leder delegere konkrete oppgaver til økonomisjef eller andre i administrasjonen. Uansett hvem som sitter med ansvaret i din organisasjon, vil de nok kunne ha bruk for tipsene i denne artikkelen.

Hvordan bør en agenda se ut?

Det finnes ingen fasit på hvordan en agenda, eller saksliste, skal designes, og nettopp derfor kan den være utfordrende å utforme best mulig. Det er mulig å spare tid på å benytte seg av en agendamal. Det finnes flere slike maler tilgjengelig på nett, og i Microsoft Word. Etter å ha redigert en mal ferdig én gang kan den brukes igjen og igjen, i alle fall på de faste sakene. Her er det likevel viktig å holde tunga rett i munnen. Sørg for at saksnummereringen blir korrekt jf. forrige møte, husk å inkludere møtested, -tid, og form (møte, Skype, osv.), og pass på at du distribuerer agendaen på en sikker måte.

En agenda bør som et minimum inneholde hvilke saker som skal behandles, hvem som er saksansvarlig, saksbeskrivelser og saksdokumentasjon, og forslag til styrevedtak. En godt utarbeidet agenda vil hjelpe daglig leder og styreleder med å sikre etterlevelse av Aksjelovens § 6-21, ved å sørge for at styret har tilfredsstillende behandlingsgrunnlag.

 

Utsnitt av agenda i vår nettløsning, Styreplan. Saksbeskrivelser, dokumentasjon og forslag til vedtak ligger ved hver enkelt sak.

 

Hvordan utformer jeg en god agenda?

Du kan lage din egen mal for agenda, eller redigere en mal du allerede har tilgang til, for å sikre at den er så profesjonell og god som mulig. Når agendaen skal utformes, kan prosessen forenkles ved å strukturere informasjonen som skal inkluderes, for eksempel slik:

 
agendaprosess.jpg
 

Ved å strukturere agendaens innhold på denne måten har du en oppskrift du kan følge før hvert møte, og det blir enklere å holde oversikt over hvor du er i prosessen. Hvis du inkluderer alle punktene i modellen over kan du også være sikker på at Aksjeloven er fulgt, og at alt er tilrettelagt for en effektiv styrebehandling.

Hva menes med tema?

De fleste organisasjoner har en fast agenda for sine styremøter, og har faste saker som behandles. Å organisere saker tematisk gir styrearbeidet god struktur og oversikt, både for styre og administrasjon. Noen tema er lovpålagte, andre vil være avhengig av organisasjonens arbeid. Tema Aksjelovens § 6-12 krever at styret behandler er:

  • Økonomi

  • Drift

  • Strategi

  • Organisasjon

Resterende agendapunkter vil variere basert på organisasjonens bransje, størrelse, livssyklus, og virksomhet. Eksempler på dette:

  • Prosjekter

  • Marked

  • Styret

  • Risikostyring

  • Investeringer

I mange tilfeller vil saker som dette uansett kunne sorteres under et av de nevnte lovpålagte tema, og Aksjeloven vil dermed følges ved å dokumentere at disse er styrebehandlet.

Hva er en sakstype?

Grovt sett kan vi sortere alle saker i tre sakstyper: orientering, beslutning, og diskusjon. Teori og beste praksis for møtegjennomføring tilsier at sakene bør behandles i denne rekkefølgen, for å sikre mest mulig effektive møter. Å gjøre styret oppmerksom på hva slags sakstype hver enkelt sak ligger under vil hjelpe styret med sine forberedelser, og gjøre det lettere å behandle sakene effektivt i møtet.

Vi deler forberedelsesprosessen i to – utarbeidelse av agenda, og deling av dokumenter med styret. Den første jobben gjøres stort sett av administrasjonen i samråd med styrets leder, som et siste ledd i saksgangen internt i organisasjonen før styret involveres. Dokumentdelingen med styret kan du lese mer om her.

Styreplan er en komplett digital løsning som blant annet automatiserer agendajobben for deg, alt du trenger å tenke på er selve innholdet. Samtidig er du sikret at Aksjeloven følges.


Hvis du vil ha bedre struktur på fremtidige styremøter finner du tips og informasjon i våre artikler:

Innkalling
Styredokumenter
Protokoll

Vår nettløsning Styreplan kan sikkert og enkelt effektivisere flere aspekter ved ditt styrearbeid, og vil sikre at Aksjeloven følges.