Styrearbeid i praksis

Gjennomføringen av styrebehandlingen skal være så smidig at styremedlemmene fokuserer på å gjøre de riktige tingene. Med Styreplan gjør styret tingene riktig.

Innkalling skal sendes ut i rett tid.
- Du velger selv om du vil innkalle manuelt eller et forhåndsdefinert antall dager før møtet. Styreplan sender ut en epost med lenke til all møteinformasjon.

Saksdokumenter skal gjøres tilgjengelig for styret. Protokoll fra forrige møte skal være lest og eventuelle kommentarer innhentet før møtet, slik at endringer kan innarbeides før signering.
- Du legger ut saksdokumenter når du ønsker. Styreplan sender melding til styremedlemmene dersom du ønsker. Saksdokumenter kan kommenteres i Styreplan i forkant av møtet slik at du møter bedre forberedt.

Styrets leder har ansvaret for å lede styrebehandlingen.

Eventuelle vedtak bør skrives under møtet og leses opp i sin helhet slik at man unngår uklarheter. 
- Du kan skrive teksten rett inn i protokollmalen i Styreplan under møtet, og få underskrift! Forslag til vedtak kan du hente automatisk fra agenda/saksinformasjonen.

Styrearbeid i Styreplan

Eksempel: Under planleggingen og registreringen av saker i Styreplan merkes den enkelte sak med "sakstype"; Orientering, beslutning eller diskusjon. Denne merkingen avgjør rekkefølgen i agendaen som genereres automatisk i Styreplan.

På denne måten sikrer Styreplan at styret gjennomfører behandlingen/møtet så tidseffektivt som mulig.

1. Orienteringssaker består som hovedregel av at en person presenterer fakta (f.eks. økonomirapport eller status på tidligere vedtak). Det er ikke behov for hverken grundige diskusjoner eller beslutninger.

2. Beslutningssaker bør bestå av godt forberedte saker som ofte har vært diskusjonssaker tidligere, gjerne med ferdig vedtaksforslag.

3. Diskusjonssaker skal være grundige, er tidkrevende og medfører ofte at tidsskjema blir stramt.

Styrer som ikke følger disse enkle prinsippene opplever ofte at målet med den enkelte styresaken blir uklar.  Det påligger styreleder å gjøre styremedlemmene oppmerksomme på prinsippene og styre møtet deretter.